Projektijuhtimise programme on väga palju. Nende hulgast sobiva valimisel võib lähtuda:
Tarkvara ei muuda projektijuhti võimekamaks. See on lihtsalt üks abivahend. Programm ei õpeta, kuidas määrata eesmärke, suhelda tellijatega või motiveerida töötajaid. Tarkvara aitab neid ja teisi projektijuhtimise ülesandeid kergemini teostada.
Projektijuhtimise tarkvara liigitamiseks on mitmeid erinevaid võimalusi. Lihtsaim võimalus on tarkvara liigitada litsentsitingimuste järgi:
Kuna projektijuhtimise programme on väga palju, siis ilmselt kasutajate võitmiseks on enamasti võimalik neid enne raha maksmist katsetada. Näiteks MS Project 2003e saab aadressilt www.microsoft.com/office/project Tarkvara võib alla laadida või lasta saata CD-l. Tasuda tuleb postikulude eest ($9). Saadetis jõuab kohale 2 nädalaga. Programmi katsetamiseks on aega 60 päeva.
Sarnaselt võib näiteks hankida Milestone Professionali, mis asub aadressil kidasa.com.
Palju programme asub ka tarkvara serverites. Näiteks TuCows kategooria Business alamkategooria Project esitab loetelu ligi 40 programmist. Enamus tarkvarast on mõeldud projekti mingi alamosaosa haldamiseks. Näiteks Brainstorming Toolbox (16.07.01 2,4MB $36 Shareware) on mõeldud ajurünnakul ideede ülestähendamiseks ja arendamiseks.
Tarkvara serveritest võib saada ka terviklahendusi. Näiteks PlanBee (10.04.01 1.3MB $30 Shareware) sobib väiksemate projektide plaanide koostamiseks. Puuduvad võimalused käivitunud projekti kontrollimiseks.
Suurem osa projektijuhtimise programmidest kuulub äritarkvara kategooriasse. Hinnad jäävad vahemikku 25 ... 20 000 dollarit. Enamlevinud on tarkvara liigitamine projekti suuruse või valdkonna järgi.
Projektid, milles on kuni 1000 ülesannet ja 150 ressurssi. Projektijuhi ülesandeks on projekti kestuse arvutamine, harvemini tööhulga ja ressursside vajaduse arvutamine. Ülesannete algus ja lõppkuupäevi võib sisestada käsitsi. Eelarvet ei kasutata töö käigu kontrollimiseks. Vajalike töövahendite hulk on väike. Need on enamasti olemas kõikides programmides. Sellisel juhul on soovitav osta lihtne programm, ja mitte kulutada raha vahenditele, mida kunagi ei kasutata. Probleemid tekivad siis, kui soovitakse teostada keerukamat projekti. Ka on projektijuhi areng piiratud.
Lihtsamaid vahendeid pakuvad:
Maksavad vähem, kui $100. On olemas ka veebipõhiseid keskkondi. Näiteks PlanView (allikas www.planview.com).
Suuremaid projekte on raske vaid inimjõudu kasutades kontrollida. Programm peaks võimaldama projekti simuleerimist, tööplaani dünaamilist muutmist ja optimeerimist. Eelarvel on oluline osa töö käigu planeerimisel ja kontrollimisel. Tööde alguskuupäevad sõltuvad ülesannete vahelistest seostest, mitte käsitsi sisestatud kuupäevadest. Tarkvara peaks võimaldama ka ettevõtte väliste ekspertide töö planeerimist ning seadmete ja transpordi kulude arvestamist. Võiks sisaldada ka teenitud väärtuse, nihke ja viivituste aruandeid, kriitilise tee näitamise ning ressursside ülekoormuse kaotamise võimalusi.
Sobivad tooted:
Hinnaklass 300 kuni 500 dollarit.
Tarkvara peab lihtsustama ettevõtte juhtkonna tööd. Ülesannete planeerimise asemel keskendutakse lõpptulemusele. Leitakse lahendusi, kuidas jagada piiratud ressursse mitme erineva projekti vahel, millised ülesanded või projektid on olulisemad ettevõtte seisukohast. On vaja luua ka detailseid eelarveid. Selliseid tingimusi rahuldav süsteem on väga sarnane ettevõtte raamatupidamissüsteemiga. Vahe on selles, et andmeid vajatakse enne protsessi algust. Finantsarvestuse tarkvara pakub seda alles peale maksete teostamist. Vajatakse ka riskide kindlakstegemise ja töö käigu jälgimise vahendeid.
Selliseid võimalusi pakuvad:
Selle rühma jaoks on väga palju tarkvara. Hinnaklass on 400 kuni 20 000 dollarit.
On tarkvara pakette, mis sobivad võrdselt kõigi eri liiki projektide juhtimiseks. Näiteks MS Project. Parema tulemuse saamiseks võib valida just teatud projektide juhtimiseks mõeldud tarkvara.
Ehitus- ja tööstusettevõtted on väga töömahukad. Enamasti ei täida neid vaid üks meeskond. Peatöövõtja on lepingulistes seostes altöövõtjate ja varustajatega. Projektijuhi üks raskemaid ülesandeid ongi läbirääkimiste pidamine ja lepingute koostamine.
Allöövõtjate tõttu on ka tööplaani koostamine ja tarkvara kasutamine keerulisem. Kasutatakse fikseeritud hinnaga töölõike töötundidest sõltuvate hindade asemel.
Ehitusprojekt koosneb järgmistest faasidest:
Tarkvara:
Tootearendusprojektide eripäraks on projekti lühendamise vajadus. Turule tuleb jõuda enne konkurente. Teine eripära on seotud riskiga kalduda eesmärgist kõrvale. Projekti tulemuseks võib olla esialgsest plaanist erinev tööde. See võib olla hea, kuid mitte sobida sihtgrupile või rahuldada hinnataset. Seepärast on muudatuste kontrollimine tootearendusprojekti väga oluline osa.
Tarkvara:
IT projektid on väga erinevad ehitus ja tootmisprojektidest. Tellijal ei ole selget ettekujutust, mida ta soovib saada. Väga palju aega kulub kliendi eesmärkide väljaselgitamiseks. Et lõpptulemus rahuldaks maksimaalselt tema vajadusi.
IT projektide eripära on veel see, et nende käigus esineb muudatusi sagedamini võrreldes teiste projektidega. See on tingitud tellija vajaduste täpsustumisest süsteemi arendamise käigus. Projekti plaan peab sisaldama ka tarkvara arendamise ja kvaliteedi kontrolli ülesandeid.
Tarkvara:
Viimati muudetud 2004
Martin Sillaots