Infosüsteemi organisatsiooniline kontekst

Süsteemi uurimise kaks suunda

Iga süsteemi, sealhulgas info­süs­teemi, uuri­mi­ne saab kulgeda kah­te liini pidi. Esiteks, võib minna süsteemi sis­se. Peamised küsimused on siis: Mil­listest ele­men­tidest süs­teem koos­neb? Kuidas ele­men­did on üks­tei­sega seotud? Mil­­li­ne on süsteemi struk­tuur (arhi­tektuur)? Kuidas süsteem funkt­sio­neerib? Teine võimalus on vaadata kesk­kon­da, konteksti, milles süs­teem toi­mib. Pea­mi­sed küsi­mused on sel juhul: Milline on süsteemi ümb­rus? Millised nõu­ded kesk­kond süs­tee­mi­le seab? Millist funkt­siooni süs­teem oma keskkonnas täi­dab? Info­süs­teemi ei saa vaadata la­hus or­ga­ni­sat­si­oo­ni kon­teks­tist.

Organisatsioon on info­süs­teemi jaoks nn ülemsüsteem (super­syst­em), info­süs­teem on vaa­del­dav organisatsiooni suh­tes alam­süstee­mina (sub­system). Kuid ka orga­ni­sat­sioonil on oma ümb­rus. Or­ga­ni­satsioon või ette­võte on mõ­ju­tatud oma kesk­konnast, mil­le mõju ula­tub kahtle­mata ka info­süs­tee­mi­ni. Ettevõtte kon­ku­rent­si­seisund ja majan­dus­ha­ru teh­noloogiline areng mõ­ju­tavad olu­li­selt se­da, mil­li­seid info­süsteeme ette­võ­te ot­sus­tab ehitada. Selle tõt­tu on ots­tar­be­kas mu­de­lit täius­tada, lisa­da ise­seisva ele­mendina orga­ni­sat­si­oo­ni kesk­konna.

Kaardistanud info­süs­tee­mi ülem­süs­teemi ja ülem-ülem­süs­tee­mi, ilm­ne­vad mit­med olu­li­sed küsi­mu­sed: Kui­das info­süs­teem sobi­tub (fit) or­ga­nisat­si­ooni kui ter­vik­süs­tee­mi? Mis võimaldab et­te­võttel üldse info­süsteemi te­ha (mil­li­seid eeldusi ja tingi­musi on vaja)? Kas info­süs­tee­mi õnnes­tumiseks pii­sab ainult tööst süs­tee­mi kal­lal—või on va­ja muu­ta mida­gi ka süs­tee­mi kesk­konnas? Milli­ne on info­süs­teemi pa­nus or­ga­ni­sat­si­ooni edu­kus­se? Kas info­süs­teem on nn stra­tee­gi­li­se täht­su­sega; või on on in­fo­süsteem ai­nult äri­prot­ses­si­de toeks? Küsi­mu­si tekib pal­ju; nende süste­maati­liseks käsit­lemiseks on mõtet mude­lit täien­da­da.

Organisatsiooni seisukohalt on mõtet alus­tada küsimusest: Mil­leks organi­sat­si­oo­nid teevad info­süs­tee­me? Loodetakse, et info­süs­tee­mi kasutamine aitab or­ga­nisat­si­oo­nis infokäitlust pare­mi­ni, efektiiv­se­malt teha, tõstab tööviljakust, aitab rohkem kliente tee­nin­dada, jne—kokkuvõttes annab majandus­likku efekti. Näeme, et infosüsteem peab tegema päris mitut asja, and­ma mit­me­sugust efekti. Kahjuks kõik need lootused alati ei täitu.

Esimeseks efek­tiks, mida info­süs­teem an­nab (kuid mi­da ena­masti efek­­tina tä­he­le ei pan­da), on info­süsteemi ka­su­ta­mine (või mit­te­ka­su­ta­mi­ne, mitte­plaa­ni­tud ka­suta­mine, igno­ree­rimine, sa­bo­taazh). Info­süs­tee­mi ka­su­ta­mi­ne on mitme­ta­hu­line mõis­te. Kui süsteemi kasu­ta­tak­se, siis on küsimus selles, kui­das süsteemi kasu­tatakse—millal, kes, millisel ees­märgil jne. Süsteem või­dakse kasu­tada teisiti kui plaani­tud viisil (vahel positiivsete, va­hel ne­ga­tiiv­sete taga­järge­de­ga).

Teiseks, süsteemi kasutamine teki­tab finantstulemuse, mõju­tab töö­ta­jaid, kes süsteemi ka­su­ta­vad; sa­mu­ti võib mõjutada teiste süs­tee­mi­de arengut orga­ni­sat­sioonis. Kol­man­daks, süs­­tee­mi kasu­ta­mi­ne toob kaa­sa koha­ne­misi, muu­tu­si nii ko­gu organisatsioonis kui ka süs­teemis endas. Info­süs­tee­mi mõ­ju or­ga­ni­sat­si­oo­ni­le aval­dub pikema aja jook­sul, orga­ni­sat­siooni ja info­süs­teemi inter­aktsiooni käi­gus.

Infosüsteemi (kõrval)efektid

Tra­dit­si­oo­ni­liselt mõistetakse info­süs­­teemi efekte järg­mi­selt: infosüsteemil on üks ka­su­tus­ees­märk--info­tööt­luse (laias mõttes) kor­­ral­damine; lisaks on infosüsteemil mit­me­su­gu­­seid (kõrval)efekte. Infosüsteemi ka­sutamise ees­märk on teatud info­tööt­lus­ope­rat­si­oo­ni­de teos­­ta­mi­ne, kuid lisaks sellele avaldab info­süs­teem veel mit­me­su­gust mõju or­ganisatsiooni eri­ne­vatele ele­men­ti­dele ja as­pek­ti­de­le. Info­süsteemi kasutamise kõr­valefektidena toi­mu­vad organi­sat­si­oo­nis mit­mesugused, eri­neva ulatusega muu­tu­sed. Need mõ­jud, muutused ja efektid on harilikult ette­plaa­ni­ma­ta ja reeg­lina eba­soo­vi­ta­vad.

Organisatsiooni ele­men­tidest eris­ta­me sel­les mudelis viit: or­gani­sat­si­ooni stra­teegia, or­ga­nisatsiooni struk­tuur, äri­prot­sessid, or­ga­ni­sat­siooni kultuur ja IT infrastruktuur.

Skeem infosüsteemi kontekstu­aal­seks analüüsiks

 

Süsteemi struktuur

1 Infosüsteemi struktuur Infosüsteemi arhitektuur, tehnoloogilised lahen­du­sed, omadused, jõudlus jm.

Süsteemi kasutamine

2 Süsteemi kasutamine Infosüsteemi plaanitud ja tegelik kasutamine.

Süsteemi seos organisatsioonilise keskkonnaga

3 Strateegia Millised on organisatsiooni tegevuse eesmärgid, valikud, te­ge­vuse filosoofia jne? Millised strateegia elemendid omavad süsteemi tege­mi­se seisukohalt tähtsust?

4 Organisatsiooni struktuur Milliseid allüksusi ning inimesi süsteem hakkab puutuma?

5 Äriprotsessid Milliseid äri- ja tööprotsesse loodav süsteem on mõeldud toe­tama? Kas ja kuidas neid protsesse mõistetakse? Mida nendest prot­ses­sidest on teada? Millised probleemid on protsessidega? Mida tahetakse pa­re­maks teha?

6 Kultuur Millised on organisatsiooni kultuuri elemendid, mis omavad süs­tee­mi õnnestumise seisukohalt tähtsust?

7 IT infrastruktuur Milline on organisatsiooni infotehnoloogiline keskkond? Millised alusvõrgud, serverid, ühendused on kasutatavad? Milliseid teh­no­loogiaid süsteemis plaanitakse kasutada? Millised on tei­sed, olemas­olevad või paralleelselt arendatavad süsteemid? Kui palju ja kui­das tuleb lii­des­tu­da või lõimuda teiste süsteemidega?

8 Arendusprotsess Millist arendusmeetodit kasutatakse? Kas arendatakse oma jõududega või ostetakse sisse? Kuidas plaanitakse korraldada süs­tee­mi han­ge? Eelarve jms.

9 Organisatsiooni keskkond Millised olulised muutused on toimumas ja ette näha süsteemi tegevuskeskkonnas? Kas ja kuidas need muutused omavad tähtsust süsteemi tegemise seisukohalt?

Süsteemi mõjud ja efektid

10 Mõju strateegiale Kuidas loodav süsteem hakkab mõjutama orga­ni­sat­si­oo­ni strateegiat?

11 Mõju organisatsiooni struktuurile Kas ja milliseid muutusi toob süsteem kaasa töökohtade struktuuris?

12 Mõju äriprotsessidele Milliseid muutusi ja ümberkorraldusi toob loodav süsteem kaasa organisatsiooni äri- ja tööprotsessides?

13 Kultuurilised muutused Millist kultuurilist muutust on vaja süsteemi käi­vi­tamiseks ja tööshoidmiseks? Milliseid kultuuri arenguid võib prog­noo­si­da?

14 Mõju IT infrastruktuurile Milliseks täienduseks on loodav süsteem orga­ni­satsiooni IT maastikule? Milliseid teisi süsteemi saab loodava süsteemi põhjal tulevikus välja arendada? Kuidas süsteem mõjutab teisi olemas­ole­vaid ja arendatavaid infosüsteeme?

15 Mõju konkurentsipositsioonile Kuidas süsteem aitab organisatsioonil toi­me tulla organisatsiooni keskkonnas?

16 Infosüsteemi muutused kasutamise käigus (Retrospektiivselt) Kuidas in­fo­süsteem on kasutamise käigus muutunud? Milliseid veaparandusi ja täien­dusi on tehtud? jne.