Infosüsteemi uurimine ja hindamine

Milline on meie huvi?

Infosüsteeme uurima asu­des peak­sime kõi­ge­pealt selgitama, milline on meie hu­vi? Kas tahame väl­ja sel­gi­ta­da, kui­das in­fo­süs­tee­me ehi­ta­da (instrumentaalne huvi)? Või hu­vi­tab meid hoo­pis see, mil­li­sed val­mis ehitatud info­süs­tee­mid te­ge­likult on?—palju neid on? kuidas neid ka­su­ta­takse? milliseid tu­le­musi ka­su­ta­mi­ne annab, jne. Teaduskeele järgi—huvi ja vaa­te­nurk võib olla pres­krip­tiivne (kir­ju­tab ette, kuidas peaks olema) või deskriptiivne (kir­jel­dab, kuidas nähtus tege­likult on). In­fo­süs­tee­mide vallas anna­vad pres­k­rip­tiiv­sed ja desk­rip­tiiv­sed vaa­te­nur­gad tihti teineteisele vastu­rääki­vaid tule­mu­si. Info­süs­tee­mid ei toi­mi, ei lähe käi­ma nii nagu ka­van­datud. (Pea­aegu igaüks neist 60% eba­õnnestunud tark­vara­projektidest tähendab—eba­õnnes­tu­nud, mit­te­toimivat info­süs­tee­mi). Võime kõnelda kahte lii­ki tege­lik­ku­sest—info­süs­tee­mid, nii na­gu need on kavandatud; info­süsteemid sel­lis­te­na, nagu need kujunevad tegelikus kasu­tuses.

Instrumentaalne huvi ei ole piisav

Info­süs­tee­mi­de arendajate—nen­dest enamik liigitavad end vahest IT ini­mes­teks (aga on ka juh­te, äri ja eri­nevate alade spetsialiste)—huvi infosüsteemide vas­tu on eel­kõi­ge instrumen­taal­ne. Küsi­mus püs­ti­ta­tak­se nii: kuidas te­ha info­süs­tee­mi? Tunduvalt har­vem— kuidas ole­mas­olev süsteem toi­mib (ei toi­mi)? Kui­das süsteemi paremaks teha? Vajame ka in­fo­süs­tee­mide ole­mu­se ja toi­me sea­dus­pä­ra­sus­te mõist­mist. See aga eeldab süsteemi te­ge­mise huvi­posit­si­oo­nilt teatud eemal­du­mist, vaat­lust ning mõ­tes­ta­mist—Mis on in­fo­süs­tee­mid? Kui­das nad toimi­vad? Miks info­süs­tee­mid sa­ge­li ei toimi?

Infosüsteemide kaardistamine

Kas iga or­ga­nisatsioon teab, mil­liseid info­süs­tee­me or­ga­ni­sat­si­oonis ka­su­ta­tak­se? Eesti riigis on loo­dud and­me­ko­gu­de register (sisuliselt info­süs­teem arve­pida­mi­seks in­fo­süs­teemide kohta). Teada on projekte, kus ette­võ­te on kaardistanud oma info­süs­tee­mid. Raskus te­kib siis, kui süsteem koos­neb pal­ju­dest moo­du­li­test, mi­da käsitatakse iseseisvate rakendustena või süs­tee­mi­dena. Kir­jan­du­sest on leida mitmeid näiteid, kus ette­võte on kao­ta­nud üle­vaa­te ka­su­tatavate info­süs­tee­mi­de kohta. Herbold (2002) kir­jel­dab info­süs­tee­mi­de maastiku "vo­ha­mist" seoses ettevõtte kiire kas­vu­ga, üle­vaat­lik­kuse ka­ha­nemist, infosüsteemide konsolideerimist väi­ke­seks ar­vuks süs­tee­mi­deks. Arvestus muu­tub tun­du­valt kee­ru­kamaks, kui mit­te piir­duda organi­sat­si­oo­ni­siseste infosüsteemi­dega, vaid püüda saada üle­vaa­det ka välistest või ühistest infosüsteemidest, mi­da orga­ni­sat­sioon ja selle töö­ta­jad kasu­tavad. Üle­vaa­de kasuta­ta­va­test info­süs­tee­mi­dest on ka­su­lik tur­va­ana­lüüside lä­bi­vii­mi­sel, aga samu­ti nii äri- ja töö­prot­ses­si­de pa­ren­da­mi­sel kui ka IT kesk­kon­na tehnilise toimivuse pa­ren­da­misel. Ideaal­seks üle­vaateks võiks olla ette­võtte info­süs­tee­mi­de täielik kaart. In­fo­süsteemide "in­ven­ta­ri­see­ri­mine" on ku­ju­nemas üld­tun­nus­tatud va­ja­du­seks.

Vajame infot infosüsteemide kohta

In­fo­süs­tee­mi­de uurimiseks va­ja­me mitmesugust infot in­fo­süs­tee­mide enda kohta. (Info info­süs­tee­mi koh­ta on kä­si­tatav me­tainfona). Selle info ko­gu­mine on aga võrd­le­misi töömahukas.

Süsteemi haaramine pole kerge

Üks raskuste põh­jusi on ka sel­les, et süs­teem on alati mi­da­gi roh­ke­mat, kui komponentide sum­ma. Täht­sad on nii komponendid, nen­de komponentide ühen­da­mi­se viis ning ka süs­teemi keskkond.

Head süsteemi on raske teha—ka raske näha

Häs­ti toimiva süs­tee­mi edu võtit ei ole kerge mõis­ta. Kerge ei ole ka mõista, miks süs­teem ei toi­mi. Just-in-time tootmis­süsteemi leiutaja T.Ohno on mär­ki­nud, et kan­ban süsteemi juuru­ta­mine Toyota au­to­tehases võt­tis kümme aastat. In­fo­teh­noloogiliselt on kanban süsteem pri­mi­tiiv­ne—minimaalse info­si­suga papp­kaardi­ke­si kasutatakse toot­mis­ette­võt­tes all­ük­sus­te töö teatud vii­sil koordi­neerimiseks. USA uu­ri­jad Bowen ja Spears (1999, 2004) leidsid, et Amee­ri­ka ette­võt­ted, kes uuri­sid vä­ga põhjalikult Toyota toot­mis­süs­teemi, soovides se­da oma tehastes ra­ken­da­da, ei suutnud pikka aega mõista süs­tee­mi ole­must. Nähti—ning püüti ole võt­ta süsteemi suh­te­li­selt pin­na­peal­seid atri­buu­te (kanban kaartide vorm jne), kuid see, et Toyota toot­mis­süs­teem sunnib töö­ta­jaid praktiliselt igas töö­prot­ses­si sammus eks­pe­ri­men­tee­ri­ma (nn väi­ke­sed eksperimendid), jäi pik­ka aega var­ju. Süsteemi toimivuse või mittetoimivuse põh­ju­si ei ole liht­ne leida.

Kas süsteemi uurimine üksi võib uuri­ta­vat süs­teemi muuta?

Idee, et ob­jekti kir­jel­da­mi­ne muu­dab ob­jekti, on kasutusel mitmel pool—or­ga­ni­sat­si­oo­ni­tea­duses, antropoloogias, kvant­füü­si­kas. J.Lot­man mär­gib, pidades silmas kultuurilisi fe­no­mene: "üks ja see­sama süs­teem võib olla luustunud või peh­me­ne­nud seisundis. Sel­le juures võib ainu­üksi kir­jel­da­mise fakt viia süsteemi ühest ole­kust teise." Kas info­süs­tee­mi vaatleja peaks selle huvitava, pa­ra­dok­saalse nähtusega arvestama? Ilmselt küll; ja mitmel põh­ju­sel. Info­süs­tee­mi kon­teks­tis kasuta­tak­se kirjel­da­mist kahel ta­san­dil: 1) mo­del­lee­ri­ta­va "reaalsuse" kir­jel­da­mi­ne; 2) in­fo­süsteemi enda kirjel­da­mine (do­ku­men­tee­ri­mine, kasutuse kir­jel­da­mi­ne). Süs­teemi tege­mine ongi suu­rel määral kir­jel­da­mi­ne. Pärast ärakirjeldamist on objekt küll endine, kuid tema kon­tekst (kesk­kond) on muutunud.

Infosüsteemi olemasolust ei tu­le­ne veel süsteemi kasu­ta­mine

Rat­sio­naal­selt mõeldes ei tohiks info­süs­tee­mi­de kasutamine (õigemine mitte- või vaeg­kasu­ta­mine) olla üldse prob­lee­miks. Kui süsteemi läh­te­ülesanne on õi­ges­ti püstitatud ja süsteem on kom­pe­tentselt koos­tatud, siis võiks ju oo­da­ta, et süsteemi leiab ka plaa­ni­tule vastavat kasuta­mist. Tegelikkus on kee­ru­li­sem. Üksikisiku ta­san­dil on tä­hel­datud, et pal­jud inimesed os­ta­vad en­dale mood­said elekt­roo­ni­li­si per­so­naal­seid info­tööt­lus­seadmeid (or­ga­ni­zer'id, pihu­ar­vu­tid, kaamerad jm), millest osa ka­sutus jääb vähe­seks. Kas kõik koju os­te­tud tervise­spordi­va­hen­did leiavad plaa­nitud ka­su­tamist? Kas kõik os­te­tud di­eedi (tervisliku toi­tu­mi­se) "süsteemid" võe­tak­se ka­su­tu­sele? jne.

Teisest küljest—kasu­tu­sel võib olla süs­teeme, mil­le olemasolust teavad ainult kasutajad ise. Info­süs­tee­mi kasu­tu­se mõõtmine on kül­lalt­ki komp­lit­seeritud prob­leem. Kui mida­gi arvuti abil tehakse, siis on reeg­lina hõlbus regist­reerida toimingu liiki, aega ja teisi parameetreid. Info­süs­teemi enda va­hen­ditega võib saa­da päris korraliku kvanti­ta­tiiv­se üle­vaa­te in­fo­süsteemi tege­li­kust kasuta­mi­sest. Mida info­süs­teem aga ei re­gist­ree­ri, on kasutaja mõt­ted, ar­va­mus ja emot­sioonid süsteemi kasuta­mi­sel. Ka­su­tusnivoo väl­ja­sel­gita­mi­ne logide, info­süs­tee­mist saadava sta­tis­ti­ka jms abil ei anna ko­gu infot, mida süsteemi ka­su­ta­mise kohta ta­hak­sime saada. Sageli on ob­jek­tiiv­se info kogumine infosüsteemi kasu­ta­mi­se kohta pii­ra­tud eetiliste ja jurii­di­liste takis­tustega.

Üks kasutaja ei tunne kogu info­süs­tee­mi

Kaks vaat­lejat, kes küsi­vad or­ga­nisatsiooni eri­ne­vatelt töö­ta­jatelt, mitu info­süs­teemi organisatsi­oo­nis on, saa­vad vastuseks tõenäoliselt erinevad ar­vud. Mis on sel­le põh­ju­seks? Tüü­pi­lises ettevõttes on vä­hes­tel töö­tajatel ülevaade kõi­gist ette­võt­te in­fo­süs­tee­mi­dest, isegi nende olemasolust. (Oluline kü­simus: kel­lel üldse on ülevaade ettevõtte kogu in­fo­süsteemide koos­lu­sest? Mis võib olla põh­ju­seks, et ettevõttel ei ole ülevaadet oma süsteemidest?) Info­süs­tee­mi­del on sa­ge­li palju kasutajaid, sealjuures kasutab iga ük­sik kasuta­ja tüü­pi­liselt ai­nult väikest osa infosüsteemi võima­lus­test. Sellest tule­neb kaks prak­ti­list prob­lee­mi: a) kasutaja vajab otseseks ka­su­ta­mi­seks ai­nult osa süs­tee­mi võimalustest, kuid süsteemi mõist­mi­seks ja õi­geks ka­su­ta­miseks ena­mat—üle­vaa­det süs­tee­mi arhi­tek­tuu­rist, kont­sept­si­oo­nist jms.; b) kasu­ta­jate tead­mine info­süs­tee­mi kui tervi­ku kohta on sa­ge­li lünklik, mis takistab süs­tee­mi efek­tiiv­set ka­su­ta­mist. Erinevatel kasu­ta­ja­tel on sageli eri­nevad huvid, tööharjumused, per­so­naalne stiil jms. Ühe kasutaja arva­mus annab ainult väga esi­algse pildi süs­teemi ole­mu­sest ja seisust.

Infosüsteemid on üksteisega seostes

Suur­tel süs­tee­mi­del on ten­dents or­gani­see­ru­da alam­süs­tee­mi­de (ja ülem­süs­teemide) hier­ar­hi­liste seoste vor­mis. Info­süs­tee­mi osi (alam­süsteeme) võidakse see­tõt­tu ni­me­ta­da samuti info­süs­teemideks. Prob­lee­mid te­ki­vad siis, kui süs­teem ja alam­süs­teem kan­na­vad sama ni­me; või kui kaks erinevat süsteemi on teine­teise alam­süs­tee­mi­deks. Eksitusi tekitab ka see, kui in­fo­süs­teemi esi­mese taseme alam­süs­tee­me on kok­ku le­pi­tud ni­me­tada näi­teks moo­du­liteks, kuid sel­le kõrval on käi­bel ka terminid infosüsteem, prog­ramm, jne. Vahet tuleks teha ühe või teise ob­jekti juhusliku valesti nimetamise ja tegeliku süs­teemi puu­dumise va­hel. Va­hel näitab terminite info­süs­teem, moodul jt. kõikuv kasu­ta­mi­ne, et süs­tee­mi tegelikult ei olegi.

Infosüsteemi hindamine

Vt mahukas kirjandus infosüsteemide auditeerimise kohta. Süs­tee­mi hinda­mi­se kiir­mee­to­di­te kohta vt. nt. Goodson (2002).

Kirjandus

Burton, H., Pennotti, M. (2003) The Enterprise Map: A System for Implementing Stra­te­gy and Achieving Oper­ational Excellence. Engineering Management Journal, 15, 3, 15-20.

Bowen, H., Spear, D. (1999) Decoding the DNA of the Toyota Production System, Harvard Business Review, 77, 5, 96-106.

Cassidy A. (1998) A Practical Guide to Information Systems Strategic Planning. St. Lucie Press., Ch 4 Under­stand­ing and Communicating the Current In­for­mation Systems Situation.

Goodson R. (2002) Read a Plant—Fast. Harvard Business Review, May 2002, 3-11.

Herbold, R. (2002) Inside Microsoft. Balancing Creativity and Discipline. Harvard Busi­ness Review, January 2002, 73-79.

Лотман, Ю. (1992) Динамическая модель семиотической системы. Избранные статьи, т. 1, Aleksandra, c. 98.

Spear, S. (2004) Learning to Lead at Toyota, Harvard Business Review, 82, 5, 78-86.