Süsteemide tüpoloogiast

 

Seni räägitu kehtib nii süsteemide arenduse kui ka süs­teemide kasutamise (ja hoolduse) kohta. Kõr­valmärkusena – vaatamata juba aas­ta­kümneid tuntud faktile, et süsteemi kasutamise ja hool­duse (maint­enan­ce) kulud moodustavad süs­tee­mi elutsüklist kogumaksumusest suurema osa kui aren­dus­kulud (suhe võib olla nt 60%-40%), on rohkem tähelepanu (ka koolitustel) ja ilmselt ka roh­kem raha koondunud arendusele. Ole­mas­ole­va­te süs­tee­mi­de paremini töölepanek võib olla rohkem tagasi toov kui uute süs­teemide te­ge­mine.

 

 

Kui siis seisame kas uue süsteemi tegemise ees või üritame tõhustada ole­mas­olevat infosüsteemi, peaksime endalt küsima: Mis tüüpi süsteemiga on te­ge­mist?

Infosüsteemide tüpoloogia on omaette teema. Teeksin siin ainult paar mär­kust. Esiteks, erinevad süsteemitüübid võivad arenduse seisukohalt tä­hen­da­da täiesti erinevaid tingimusi. Näiteks—millisena on mõeldud ka­su­ta­mi­ne—kas kohustuslik või vaba­tahtlik? Avaliku sektori mõne keskse re­gis­ter­süs­tee­mis ei teki kasutajate saamisega ilmselt probleeme. Kuid in­fo­süs­tee­me tehakse üha rohkem, kas kõigile neile jätkub ka kasutajaid? Or­ga­ni­sat­si­oo­ni siseste in­fosüsteemide juures on üheks olulisemaks küsi­mu­seks: kui­das saada töötajad loodud vahendeid ka­sutama. Administratiivsed sun­ni­meet­med on mõnel juhul vältimatud, kuid kes nendele nii väga tu­gi­ne­da ta­haks?

INFOSÜSTEEMID ROLLID TÖÖPROTSESSI SUHTES

Teiseks, in­fosüsteemi funktsioon (või roll) or­ga­ni­sat­sioonis võib olla laiem või kitsam. Tänapäe­val me ei saa reeglina enam öelda, et infosüsteem liht­salt pakub kasutajatele infot. (Siit ilm­neb ka ainult infovajaduste analüüsile põhineva süs­tee­mi­aren­du­ses nõrk koht.) Üks tuntud mudel eristab järgmisi in­fo­süs­tee­mi rolle toetatava tööprotsessi suhtes:

° Pakub infot—infosüsteem teostab arvutusi ning viib nõutud info info­va­ja­jateni

° Toetab info jagamist—infosüsteem aitab korralda kommunikatsiooni ini­mes­te vahel

° Struktureerib tööprotsessi—infosüsteem mitte ei toeta (varem olemas ol­nud) tööprotsessi, vaid defineerib tööprotsessi

° Koordineerib tööprotsesse—infosüsteem aitab optimeerida erinevate töö­protsesside toimimist tervikus (ERP süsteem on hoopis teine kee­ru­kus­tase kui eraldiseisev laoarvestusprogramm)

° Automatiseerib töö—infosüsteem asendab inimese töö

° Integreerib tööprotsessid—infosüsteem muudab varem eraldiseisnud töö­protsessid üheks tervi­kuks, muutes sellega kogu organisatsiooni toi­mi­mise olemust.

Huvitavad on Riihi­maa (2004) poolt Soo­me ettevõtete kasu­ta­ta­va­te infosüsteeme uurimisel leidis kaks uut süs­tee­mi­tüüpi:

° Reliktsüsteemid on vanad info­süs­tee­mid, millest et­te­võte ei ole suut­nud loo­buda ning mis ta­kis­ta­vad uute tehnoloogiliste lahenduste ja süs­tee­mi­de kasutusele­võtmist ettevõttes.1 Va­na­ne­nud in­fo­süs­teem võib olla arengu pi­du­riks ning on kü­si­tav kas sellise süsteemi majanduslik väär­tus on üldse positiivne.

° Teeseldud süsteemid (fake information systems). Vahel on ettevõte saa­nud riigi arendusfondidest grandi, loodud süsteem (prototüüp) aga ei ole kasutuskõlblik; või on ettevõte ise arendatud süsteemiga jõudnud teatud ummikusse, kuid prob­leeme endale tunnistada ei taheta.

Süsteemitüüpide spetsiifika

Igal infosüsteemide tüübil on oma spetsiifika. Vaa­ta­me näitena ühe süs­tee­mi spetsiifika analüüsi. Elektroonilised foorumid on muutunud väga populaarseks. Sarnaste huvidega ini­mesed leiavad endale mitteärilisi internetifoorumeid, kus võib ko­hata oma huvialal hämmastavalt erudeeritud ini­me­si. Ettevõtted aga ta­hak­sid ka­su­ta­da foorumi (ja laiemalt elektroonilise koostöö) meediumit et­te­võt­te­si­se­se arendustöö, mentorluse jms tegemiseks. Virtuaalses or­ga­ni­sat­si­oonis, kus ini­me­sed ei satu enam füüsiliselt kokku, on ettevõttesisese foo­ru­mi tähtsus ja potentsiaal ilmselge. Mitmed firmad on kas selliseid e-foo­ru­meid teinud või tegemas. Ing­li­se­keelne termin on Community of Practice —hu­vi­grupp. Kuid e-foorumi tehnoloogia (tarkvara, nt Microsoft Sharepoint Services, Lotus collaboration tools, ERoom, jpt) on toimivas lahenduses ai­nult üks ele­ment. Tegelikult on organisatsioonisisese e-foorumi töö­le­pa­nek päris tõ­sine projekt—muidugi kui me tahame seal teatud taset hoida ning saada et­te­võtte jaoks reaal­seid tulemusi foorumil toimuvast in­fo­va­he­tu­sest ja arendusest. Nende foo­ru­mi­tega on oma­jagu probleeme. Lühidalt öel­des—kõige suu­re­mad ohud on vast selles, et asi ei lähe üldse käima; või asi vajub tasapisi ära.

Kirjandusest võib leida (artiklid ajakirjades KM Review, Jan/Feb, May/Jun, Jul/Aug 2004; Training & Develop­ment, Jun 2004) hulga eks­per­tide asjalikke soovitusi, kuidas organisatsioonisi­sest foorumit efektiivselt toimima panna.

Kirjandus 

Riihimaa, J. (2004) Taxo­nomy of information and communication technology system inno­v­ations adopted by small and medium sized enterprizes. Ph.D. Diss. University of Tampere.