INFO KORRASTAMINE

 

Mida on kõige lihtsam teha infokäitluse edendamiseks? Info- ja protsessi­mo­del­lee­ri­mi­ne, programmeerimine, IT rakendamine jms tuleb hiljem. Kõige liht­sam on vaadata olemasolev info üle ning vajadusel korrastada seda:

    Kirjutada andmed puhtale lehele ümber

    Seada reisil tehtud fotod süsteemi

    Anda failidele paremad nimed

    Käia üle oma e-postkast.

Info korrastamine võib tähendada mitmesuguseid, suhteliselt lihtsaid toiminguid, nt:  metainfo loomine (või olemas­oleva täiendamine), info ümberorganiseerimine teist kasutusviisi silmas pi­da­des, liidese loomine teise süsteemiga jm. Korrastamine on väga oluline, sest info väärtus sõltub suuresti ka sel­lest, millisesse struktuuri info on orga­ni­see­ri­tud ja kui mugavalt infole ligi pää­seb. Tihti on väga oluline ka info õigsus ja usaldatavus.

Ettevõtte mastaabis võib inforessursside korrastamine olla suur ja aeganõudev projekt. Tuntud on mõnedes suurettevõtetes korraldatud uuringute tule­mu­sed, mis näitavaid, et ettevõttes olevaid andmeid ja oskusteavet ei kasutata kaugeltki mitte nii palju kui seda tuleks teha. Tavalisteks avaldumisvormideks on: a) ühes allüksuses on info, mida vajatakse teises allüksuses, kuid seda infot ei edastata või ei ole see info ligipääsetav; b) sama infot luuakse või hangitakse mitmeid kordi uuesti; c) sama infot sisestatakse mitmeid kordi jt. Kui "info­va­ra" on hajeli (vähe organiseeritud e struktureeritud), siis korrastamisest üksi ei aita, vaid tuleb ette võtta süsteemiarendus.

Korrastamise strateegiaga püüame olemasolevat infot paremini ära kasutada. Alternatiiviks on uue info hankimine. Kasulikuks nõuandeks võib võtta: enne kui asuda uut infot hankima, püüda olemasolevat infot paremini, täielikumalt, suurema efektiga tööle panna.

Vajadus  Kas info korrastamise järele on alati vajadus? Kui on hästi tihe (info) süsteem, siis on vajadus väiksem; muidu küll. Võimalusi ja mooduseid, kuidas andmed korrast ära võivad minna, on palju.

Vahendid  Info korrastamine on suur töö, mida andmebaaside jt suuremahuliste info­ko­gu­mite korral ei saa enam käsitsi teha. Kasutatakse spetsiaalseid tark­vara­va­hen­deid; korrastamise abivahendeid võib ka ise programmeerida.

Seisundi hinnang  Info korrastamise loogiliselt esimeseks sammuks on infokogumi olukorra hin­nang.

Regulaarsus  Info korrastamine võib olla ühekordne tegevus aga ka regulaarne. Infot võib vaadelda varana, ressursina. Iga vara vajab hooldust. Võib kasutada mõistet "info hooldamine"; see peaks olema perioodiline, vajadusel ka erakorraline. Sageli tekib info korrastamise ja hooldamise käigus vajadus metainfostruktuuride loomiseks (info seisundi kohta on samuti vaja infot säilitada).

Kõrvalefektid  Info korrastamine ei tarvitse olla ainult teisejärguliseks hooldustegevuseks. Struktuuri viidud, korrastatud, organiseeritud info on vaadeldav uue infona. Korrastamine võib luua uut infot.

Raskused  Eriti oluline: mõnel juhul on käest ära lastud infot väga raske korda seada.

Efekti ajaline nihe  Info korrastamise mõju on nii vahetu kui ka pikaajaline.

Probleemid/harjutused

1. Infokogumi korrastatuse hinnang  Valida üks selgelt piiritletud infokogum ning hinnata selle korrastatust.

2. Infokogumi korrastamine  Valida üks selgelt piiritletud infokogum; plaanida: mida ja kuidas parendada; korrastuse teostamine. Tulemused: info korrastamise plaan; korrastatud infokogum.