STANDARDIMINE ja lihtsustamine

NÄIDE: MIKS JA KUIDAS ON MÕTET KASUTADA ERI VÄRVI KAUSTU?

Paberdokumentide säilitamiseks on mitmeid võimalusi. Kõige efektiivsemad on tõenäoliselt siinidel liikuvate väljatõmmatavate kastsahtlitega „säilitussüsteemid”, mis võivad mahutada kümneid tuhandeid säilitusüksusi, andes neile kõigile kiire juurdepääsu. Odavam ja laialt levinud moodus on kaustade (registraatorite) kasutamine. Kaustu müüakse mitmes värvitoonis, mis on kasulik kahes mõttes: ostja saab valida meeldiva värvi; ostja saab kasutada erinevaid värve erinevate dokumenditüüpide või –kogumite signaliseerimiseks.  Kaustad võivad olla kasutusele võetud ilma värve arvestamata. See tähendab, et kasutusel kaustade värv varieerub, kandmata sisulist tähendust. Seda võib nimetada juhuslikuks variatiivsuseks.  Kaalume kahte võimalikku muudatust kaustade süsteemis. Esiteks, vahetame kõik kaustad ühevärvilisteks ümber. Mis sellega muutub? Kaustade kogum muutub nähtavamaks kui ühtne tervik; värvipilt kontoris on vähem närviline. Teine võimalik muudatus: vahetame kaustad üksteisega ümber nii, et ühte värvi kaustad hakkavad hoidma ühte tüüpi dokumente. Mida sellega saavutame? Kausta värv hakkab informeerima dokumendi tüübist. Kiireneb vajaliku kausta otsing. Kaustu on kergem loogilisse järjekorda seada; puuduva või vales  kohas seisva kausta avastamine muutub kergemaks. Kausta värv hakkab hoidma informatsiooni. Kuid ka esimeses ümberkorralduses kausta värvi infokandvus paraneb. Kaustade ühtlustatud värv kannab samuti infot, kuid veidi teistlaadset.

Variatiivsus on loodusnähtus

Õigemini, variatiivsuse teke on maailma üks printsiipe. Infokäitlusele on variatiivsus (reaalsuse objektide erinevus üksteisest) nii heaks kui halvaks nähtuseks. Ainult tänu erinevustele on võimalik infot kandvaid kihte ja süsteeme luua. Kui kõik kaustad oleksid värvitud, või alati ühte värvi, siis ei omaks kausta värv info seisukohalt ei potentsiaali ega tähtsust.

Variatiivsus võib kanda infot, kuid variatiivsus võib olla ka ebaoluline, juhuslik

Sellised, infot mittekandvad erinevused on infokäitlussüsteemide jaoks tihti raskeks pähkliks ja seetõttu ebasoovitavad. Mittesoovitavate kõikumiste ja variatsioonide ärahoidmiseks ja kõrvaldamiseks kasutatakse mitmesuguseid vahendeid. Kui mõtlema tüüpilisele kuvavormi kaudu toimuvale infosisestusele, siis veendume, et kasutaja kõrvalekaldumist tarkvara poolt soovitud sisestusvormingutest püütakse kõigiti tõkestada (rippmenüüd ja –sisestuskastid jt kasutajaliidese üldlevinud elemendid). Inimese käitumine on väga variatiivne. See on infosüsteemides alati suur probleem. (Kuid variatiivsus on ilmselt seotud inimese suhteliselt kõrge õppimis- ja kohanemisvõimega).

Varieeruvus kui probleem

Miks on infokäitlussüsteemis liikuva info varieeruvus probleemiks? Mida rohkem variante, seda paindlikum ja targem peab olema infot töötlev tarkvara. Liiga vähesed erinevusvõimalused piiravad edastatava info hulka. Selle tõttu püütakse infosüsteemis harilikult luua tugi (töötlusvõimalus) minimaalselt vajalikule varieeruvusmassile.

Näiteks, firma või organisatsiooni nimest on harilikult käibel mitu variatsiooni. Arvutiseeritud infokäitluse seisukohalt oleks ideaalne, kui ettevõtte nime kasutataks alati ühtemoodi. See teeb lihtsaks andmehõive ning lahendaks ka teiste infosüsteemidega lõimumisel tekkivad äärmiselt rasked ja töötlusmahukad andmekonversiooni probleemid.  Kuid ühe nimekujuga piirdumist on praktikas peaaegu võimatu saavutada. Juriidiline täisnimi on kiireks suhtlemiseks harilikult liiga pikk; selle tõttu tulevad kasutusele lühendnimed. Nimede varieeruvuse põhjuseks ei ole ainult kasutusmugavus; erinevate nimevariantidega on võimalik kodeerida lisainformatsiooni (nt suhtumist, meeleolu, mitmesuguseid varjundeid).

Töö ja suhtlemise üleviimisel arvutisüsteemidesse tekib selle tõttu probleem: kuidas ühitada praktilisi infotehnoloogia poolt seatud nõudeid ja inimeste infokasutuse muutlikkust ning väheformaliseeritust? Tehnilisi võtteid on mitmeid. Võimalik on kõrvuti kasutusele võtta rangelt muutumatuna püsiv objekti kood (äriregistri kood vms) ja vabamalt varieeritav nimi (või isegi mitu nime). [Näide: Eesti Äriregistri koodi- ja nimesüsteem]

INFO ÜHTLUSTAMINE

Info ühtlustamine on info vormingu määratlemine ja info varieeruvuse piiramine. Infokäitluse ühtlustamine on mittevajalike varieeruvuste kõrvaldamine infokäitlusoperatsioonides. [Näiteid: firmastiil ettevõttes; ühtne kirjade vormistamise kord jt]

Ühtlustamise motiivid võivad olla nii majanduslikud (ühtlustatud infot on lihtsam töödelda; ühtlustatud infokäitlust on kergem õppida, IT-ga toetada ja juhtida) kui ka teist laadi (ühtlustatud info hakkab kanda teistlaadi lisavarjundit jms).

STANDARDIMINE

Ühtlustamise organiseeritud vormiks on standardimine. Standardite vajadus on suur kõigis IT valdkondades, alates miniatuurseist riistvaralistest komponentidest kuni suurte ettevõttesüsteemide omavahelise ühilduvuseni. Mitmed väga olulised tehnoloogilised arengud (Internet, Microsoft’i dominatsioon tarkvaraturul, vabavara) on olnud sügavalt seotud standardimisega (või standardite kujunemisega—standardimine võib olla tahteline aga ka isekulgev arenguprotsess).

Mis on standardimine sisuliselt? Kõrvaldatakse mittevajalik variatiivsus. Ohuks on see, et kõrvaldatavad erinevused võivad siiski kanda olulist informatsiooni või saada kasuliku info kandjaks tulevikus.

Standardimine on kogu majanduslikku tegevust ning ka teisi ühiskonnaelu tahke haarav nähtus. Infotehnoloogia ei ole ainult standardimise objektiks vaid ka ise aktiivseks jõuks, mida saab kasutada nii standardimisel kui ka standardimise negatiivsete külgede ületamiseks. Masstootmine on industriaalühiskonna tehnoloogiate (esikohal materjalide töötlus) kontekstis majanduslikult kõige efektiivsem tootmiskorraldus, võimaldades odavaima hinna, kuid ainult tugeva valikupiiramise hinnaga. IT kaasamisega tootmisprotsessid lubavad toodete suuremat valikut, kuni tarbijale individuaalselt valmistava tooteni välja (mass customization).

Standardimisel on tehniline külg (mis valida standardiks) ja organisatoorne külg (huvipoolte kaasamine; huvide ühitamine; kuidas tagada, et standard ka rakendub). Standardi kehtestamine peaks toimuma saavutatud healt tasemelt. Ei soovitata  standardida ebaefektiivseid protsesse. Õige järjestus peaks seetõttu olema: protsessi analüüs ja parendus, seejärel standardina kehtestamine; mitte vastupidi.

LIHTSUSTAMINE

Lihtsustamine on standardimisega tihedalt seotud, kuid väärib sellegi poolest eraldi tähelepanu. Info lihtsustamine on info struktuuri muutmine lihtsamaks, säilitades info vajaliku sisu ja funktsionaalsuse (kasutatavuse); samuti info vabastamine mittevajalikust ballastist. Infokäitluse lihtsustamine on infokäitlusoperatsioonide ja nende kogumine, samuti infosüsteemide muutmine nii, et operatsioonide ja süsteemide keerukus väheneks, kuid endine funktsionaalsus vähemalt säiluks. [Näiteid]

LIHTSUSTAMISE VAJADUS

Lihtsustamise vajadus tekib mitmel põhjusel. Süsteeme arendades ei suudeta alati optimaalseid struktuure ja töötlusmehhanisme luua, kas lähteinfo või aja puudusel. Samuti muutub süsteemide kasutuskeskkond. Vajadus mõnede süsteemi funktsioonide järele langeb ära, kuid vastavad moodulid või protseduurid jäävad välja lülitamata. Tihti üritatakse süsteemi aste-astmelt paremaks teha ning selle käigus süsteemi keerukus kasvab. Lisanduse globaalset mõju (mõju kogu süsteemi ulatuses) ei suudeta ette näha. Selle tõttu kujuneb süsteem, milles on ebaratsionaalseid, liigse keerukusega osi. Kõigi nende põhjuste tulemusena on infokäitlus- või IT-süsteemis peaaegu alati olulisi peidetud võimalusi lihtsustamise läbi võitu saada. Mõned süsteemiarendusmeetodid soovitavad lihtsustamist otseselt eraldi tegevusena või tegevuseesmärgina (tootmisprotsesside projektimise ja tarkvaraarenduse valdkondades, nt refactoring tehnika), kuid lihtsustamine on ilmselt igas süsteemiarendus- või lahenduse väljatöötamise tsüklis nii või teisiti üheks elemendiks.

Lihtsustamine ei ole alati lihtne

Lihtsust saavutada on raske; ning standardimine nõuab vahel ebastandarseid lahendusi. Standardimiseks ei ole ka ainult valikute piiramine vaid ka sellise elementidekomplekti loomine, millega saab odavalt koostada  suurt hulka erinevaid, kasulikke kombinatsioone. Selles mõttes on standardimine varieeruvuse suurendaja, mitte vähendaja.

Probleemid/harjutused

1. Standardi uurimine  Leia ja vali üks infokäitluse või IT ala standard ning tuvasta: a) millist variatiivsust standardiga püütakse kõrvaldada? b) milliste alternatiivide vahel on standardis valik tehtud? c) kas standarditud on optimaalne lahendus?

2. Standardi loomine  Vali selgelt piiritletud infokäitluse ala või objekt. Leia mittevajalik variatiivsus. Koosta alternatiivid standardimiseks. Anna soovitus, milline alternatiiv valida standardiks. Põhjenda.

Kirjandus

Aalto, A. (1942) Joustava porrasaskelma.  Raamatus: Schildt, G (1997) Näin puhui Alvar Aalto. Helsinki: Otava, 164-167.

Miller, D. (1933) The Architecture of Simplicity. Academy of Management Review, 18, 1, 116-138.