Info organisatsioonis kui signaal ja sümbol

1981. aastal kahe tuntud organisatsiooniteadlase kirjutatud artikkel info kasutamise mõnedest "anomaalsetest nähtustest". Sellele artiklile on hiljem päris palju viidatud. Sarnaseid käsitlusi ei ole IT kirjanduses eriti palju.

Feldman, Martha S. & March, James G. (1981) Information in Organizations as Signal and Symbol. Administrative Science Quarterly, 26: 171-186.

Martha Feldman (University of California)

James G. March (Wikipedia)

James March on tuntud organisatsioonide uurija ja teoreetik. Tema üheks huvitavamaks ja tuntumaks ideeks on nn Garbage Can Model.

Garbage Can Model (Wikipedia)

Ratsionalistlikud otsuste tegemise teooriad (formal theories of rational choice) väidavad, et infot hangitakse ja kasutatakse otsuste ettevalmistamisel ainult siis, kui info hankimine tasub end ära (info hankimise kulud on väiksemad kui infost saadav efekt). Kuid infokasutuse empiirilised vaatlused organisatsioonides näitavad, et paljudel juhtudel paistab infohankimine olevat ebaratsionaalne. Feldman ja March käsitlevad huvitavat nähtust: 1) organisatsioonid paistavad süstemaatiliselt koguvat rohkem teavet kui nad kasutavad; 2) sellele vaatamata tunnetavad organisatsioonid olevat end infopuuduses ja nõuavad rohkem infot. Mis on sellise (näiliselt) ebaratsionaalse käitumise põhjuseks?

F & M märgivad, et infol ja info kasutamisel on organisatsioonis sageli sümboli iseloom. See koos teatud sotsiaalsete mehhanismidega võib tekitada olukorra, kus teavet toodetakse rohkem, kuid ratsionaalselt vaja oleks.

Dialektiline vastuolu infosüsteemide arendajate ja infokäitumise uurijate vahel. Süsteemide arendajad soovivad teha optimaalseid, või vähemalt mõistlikke süsteeme. Infokäitumise uurijaid aga huvitavad inimeste tegelikud kokkupuuted infoga. Süsteemi ettenähtud, ideaase kasutamise ja tegeliku kasutamise vahel on tihti küllaltki suur vahe. Süsteemide arendajad püüavad muuta inimkäitumist (nt andes süsteemi kasutajatele täpsemaid juhendeid ja koolitust). Infokäitumise uurijad leiavad tavaliselt, et mitte-ettenähtud käitumisel on kindlad põhjused ja et selles käitumises on kodeeritud teave, mida infosüsteemides aluseks võetud mudelid adekvaatselt ei kajasta.

Ratsionaalne infokasutuse mudel annab lihtsa kuid võimsa üldise skeemi info kogumiseks organisatsioonis. Ratsionaalse infokasutuse korral: 1) enne otsuse tegemist kogutakse ja analüüsitakse asjassepuutuvat teavet; 2) otsuse tegemise jaoks kogutud teavet kasutatakse; 3) enne, kui nõutakse või kogutakse täiendavat infot, tutvutakse olemasoleva infoga; 4) infovajadus selgitatakse välja enne infonõude esitamist; 5) otsuse tegemise seisukohalt asjasse mittepuutuvat infot ei koguta.

Tegeliku infokasutuse vaatlus organisatsioonides annab siiski veidi teistsuguse pildi. Organisatsioonid näivad info kogumisel ja kasutamisel toimivat mitteratsionaalselt.

F & M esitavad kolm juhtumit. Ülehelikiirusega lennuki arendamine USAs 1960tel aastail. Vaatamata eeluuringutele, mis osutasid projekti mitteelujõulisusele, alustati ja finantseeriti kokkuvõttes tulemuseta projekti mitmete aastate jooksul. Tootmise laiendamise projektis näitas projekti areng, et laiendamine ei õigusta end, kuid projekti jätkati. Uue tehnoloogilise süsteemi rakendamisel ettevõtte ühes osakonnas loodeti tööjõukulude võitu, kuid see osutus näiliseks; lisanduvad negatiivsed mõjud hoopis kahandasid tööviljakust. Sellest hoolimata tunnistati projekt edukaks; negatiivsed nähtused pandi tarnija väärinfo, ebapiisava koolituse jt põhjuste süüks.

Näidetest on näha, et kogutud teabe ja tegelikult vastuvõetud otsuste vaheline seos on sageli nõrk. Koguti päris palju infot. Teised organisatsioonid pakkusid olulisel määral infot. Kuid teabe saabumise ja otsuste tegemise aegadel oli vähe seost. Infost nähtavate järelduste ja tehtud otsuste vahel oli vähe seost. Infot koguti – koguti täiendavat infot – infot uuriti. Kuid seos teabe ja tehtud otsuste vahel oli nõrk.

Nende juhtumite  ja teiste uuringute põhjal teevad F & M üldistuse:

1) Üksikisikud ja organisatsioonid koguvad ja edastavad palju infot, mille väärtus otsuste tegemise seisukohalt on väike.

2) Suur osa teabest, mida kasutatakse otsuse põhjendamiseks, kogutakse ja tõlgendatakse pärast otsuse tegemist (või pärast otsuse sisulist tegemist).

3) Suurt osa teabest, mis kogutakse vastuseks teabenõuetele, ei leia nende otsuste tegemisel, kust teabenõue pärines, kasutamist.

4) Vaatamata teabele, mis otsuse esmakordsel kaalumisel kasutada on, nõutakse rohkem teavet.

5) Kaevatakse, et organisatsioonil ei ole piisavalt teavet otsuste tegemiseks, samal ajal, kui olemasolevat teavet ignoreeritakse.

6) Info asjakohasus on otsuse tegemisel vähem selge, kui info nõudmisel.

F & M märgivad, et võib teha järelduse: organisatsioonid on süstemaatiliselt rumalad.

"Infouputust tajutakse kui infopuudust."

" They experience information glut as an shortage".

Sellise infokäitumise põhjused  1) Organisatsiooniline või psühholoogiline infotöötlemise võime piiratus. Infouputust tajutakse kui infopuudust. Kuidas see on võimalik? Info "ummistab" infotöötluskanalid. 2) Teiseks põhjuseks võib olla see, et organisatsioonidele kättesaadav teave võib süstemaatiliselt olla vale tüüpi. Analüütilise mõtlemise või koordinatsiooni puudulikkus võib tingida vale liiki teabe kogumist. Tulemuseks on see, et teavet on palju, kuid relevantset teavet on vähe. – Need kaks põhjendust lähtuvat traditsioonilisest ratsionalistlikust infotöötluse teooriast. F & M lisavad enda poolt veel kolm võimalikku põhjendust. 3) Stiimulid (incentives) on organisatsioonis harilikult nii seatud, et liigse info kogumise eest ei kritiseerita. Kuid kui otsus osutub ebaõigeks, siis võidakse karistada selle eest, et enne otsust piisavalt infot ei kogutud. Korraldusi info kogumiseks annavad need, kes ei pea info kogumise kulude eest otseselt maksma. 4) Infot kogutakse mitte konkreetsete otsuste vaid keskkonna pideva luure ja jälgimise eesmärgil. Kogutakse teavet, mis esimesel pilgul ei ole vajalik ühegi otsustusprotsessi jaoks. Teabekogumise protsessi ajaline mõõde võib olla otsuse tegemise ajavahemikuga võrreldes väga pikk. Kuid luure protsessi on väga raske formaliseerida (raske on ette otsustada, milline info võib osutuda vajalikuks, milline mitte). 5) Teave on võimu instrument. Selle tõttu on info kogumise ja andmise taga erinevate osapoolte huvid ja neutraalset, objektiivset teavet on üldse raske saada. Teabeandjad "väänavad" teavet oma huvides (strategic misrepresentation). See ergutab rohkema info kogumist. "Competition among contending liars turns persuasion into a contest in (mostly unreliable) information." Otsuse tegija ei saa eeldada, et talle antud info kajastab reaalsust täpselt. F & M märgivad, et raske on luua motivatsioonitegurite süsteemi, mis mõjutaks õige teabe tootmist. Kuid sellele vaatamata tulevad organisatsioonid kuidagi toime. Suur osa infost jäetakse kõrvale. "Decision makers learn not to trust overly clever people, and smart people learn not to be overly clever."

Info kui sümbol  Paradoksaalselt võib otsuse tegemise protseduur olla organisatsioonile tähtsam kui otsuse tulemused. See kehtib küll peamiselt bürokraatliku organisatsiooni kohta. Otsuse tegemise (ja seega info kasutamise) protsessis realiseeritakse sotsiaalseid väärtusi, see protsess toob esile võimusuhted, selles protsessis tuleb näidata õigete toimimismallide järgimist. Info kogumisel võib olla rituaalse kindlustunde andmise funktsioon. Info kogumine on ei ole sellisel juhul mitte otsusele eelnev etapp, vaid kompetentsuse näitamise viis. Organisatsioonis võib olla levinud üldine veendumus, et rohkem teavet on parem.

F & M lähevad edasi info ja infotöötluse sümboltähenduse lähema käsitlusega: võimu legitiimsus info omamise näitamise kaudu; info ja info töötlemine kui kompetentsuse sümbolid; info vaadeldavad tunnused versus info tegelik kogus, kvaliteet ja väärtus; dünaamilised protsessid, milles info võib omandada sümboli tähenduse (sümbolite dünaamika).