Koostöösüsteemide raskuspunktide teoreetiline modelleerimine

Koostööna (collaboration) võib käsitada praktiliselt igasugust tööalast suhtlust ja infovahetust. Selles mõttes on ka e-kirjavahetuse tarkvara koostöötarkvara (collaboration software) üheks liigiks. Ettevõtete huvi loomulikult ei piirdu ainult lihtsate koostöörakendustega, vaid otsitakse ka IT lahendusi, mis võimaldaksid tööalast infovahetust sisukamaks ja tõhusamaks teha.

Tänapäeval on lihtsamaid koostöösüsteeme, näiteks foorumeid, bloge ja vikisid võimalik teha suhteliselt väikeste kulutustega.

Kuid nende süsteemide töölerakendumine sõltub paljudest teguritest. Kogemused näitavad, et koostöö ei ole mitte niivõrd tehnoloogiline kui sotsiaalne nähtus. Kuid samas on koostööd siiski võimalik edendada sobivate tarkvaraliste vahendite abil.

M Lynne Markus (Bentley College)

Lynne Markus koos kolleegidega on loonud ühe praktliseima mudeli IT analüüsimiseks organisatsiooni kontekstis.

Silver, M., Markus, L., Beath C. (1995) The Information Technology Interaction Model: A Foundation for the MBA Core Course. MIS Quarterly, Sept, 361-390.

Järgnevalt on üldjoontes kirjeldatud väikest uurimuslikku projekti, mille eesmärgiks oli koostöö infosüsteemide kui infosüsteemide ühe olulise klassi rakendamise spetsiifiliste raskuspunktide väljaselgitamine. Lähtematerjaliks olid osalejate teatavad kogemused rühmatööpakettide rakendamisest ja valik asjassepuutuvat kirjandust. Abivahendina raskuspunktide kaardistamiseks kasutati Information Technology Interaction Model nimelist teoreetilist mudelit.

I Analüütiline mudel

Analüütiline mudel infosüsteemi ja selle organisatsioonilise konteksti vaheliste seoste uurimiseks. Koostatud Information Technology Interaction Model (Silver, Markus, Beath, 1995) alusel.

II  Kaasused

Teabeallikaks oli rida koostöö infosüsteeme käsitlevaid artikleid:

Battersby, K (2004) Quick wins on strategy, culture, IT and reward, Knowledge Management Review, July/August, 10.

– KM Review (2004) What is the best software supplier for communities of practice, May/June, 7, 2, 4.
– Rasmus, D (2004) The right tools for enterprise collaboration. Knowledge Management Review, 3, 7 (July/August), 8-9.
– Rola, M (2003) Dofasco retools to create communities of practice, Computing Canada, April 11.
– Powers, V (2004) Virtual communities at Caterpillar foster knowledge sharing, Training & Development, June, 41-45.
– Plaskoff, J (2003) Creating a community culture at Eli Lilly, Knowledge Management Review, Jauary/February, 16-19.
– Manafy, M (2004) The social butterfly effect, EContent, July/August, 5.
– Vestal, W (2003) Ten traits for a successful Community of Practice, Knowledge Management Review, January/February, 6.
– Battersby, K (2004) Quick wins on strategy, culture, IT and reward, Knowledge Management Review, July/August, 10.
– Dixon, N (2004) A step-by-step process to capture and reuse project knowledge, Knowledge Management Review, May/June, 18-23.
– Scarbrough, H (2003) Why your employees don't share what they know (Understanding four key behaviors that drive collaboration), Knowledge Management Review, May/June, 16-19.
– Heald, B (2004) Convincing your staff on CoPs – what's in it for them? Knowledge Management Review, May/June, 3.
– Buckman, R (2004) Measuring outcomes not just activity at Buckman, Knowledge Management Review, May/June, 7, 2, 28-31.
– Fontaine, M, et al (2003) Driving intranet collaboration at IBM, Knowledge Management Review, 6, 5, 20-23.
– Gasiorek-Nelson, S (2003) Knowledge Sharing System and communities of practice, PM Magazine, September/December, 14-20.
– KM Review (2003) Should CoPs be project-specific, Knowledge Management Review, 5, 6, 4.
– Legal Technology Institute (2003) Planning and follow-through key to success at US law firms, Knowledge Management Review, 6, 5, 11.
– McDermott, R (2004) How to avoid a mid-life crisis in your CoPs, Knowledge Management Review, 7, 2, 10-13.
– McKenzie, J, Potter, R (2004) Five keys to better virtual collaboration, Knowledge Management Review, March/April, 7, 1, 8-9.
– Schwen, T, Hara, N (2003) Community of practice-a metaphor for online design, The Information Society, 19, 257-270.
– Thompson, E (2003) Expertise is one click away with instant messaging, Knowledge Management Review, September/October, 16-19.
– Winkelen, C, Truch, E (2004) Embedding communities in turbulent times, Knowledge Management Review, May/June, 14-17.

III Tulemused

Uuring tõi välja mitmeid küllaltki olulisi momente, mida koostöö infosüsteemide rakendamisel on kindlasti hea teada ja arvesse võtta. Mõned olulised punktid, lühisõnastuses:

4a: strateegia uurimine: kuidas TJ saab olla kasulik?

4b: äriplaanidesse viited TJ-le.

4c: TJS-i ja strateegia vahelise seose publitseerimine.

2: TJS rakendamine ei tähenda veel, et teadmust hakatakse rohkem jagama ning vahetama.

7a: nii elektrooniline kui ka käsitsi (inimese kaasamisega) teostatav teadmuste sisestamise protsess.

7b: muutus äriprotsessis – after action review.

7c: kasutamine vabatahtlik, kuid seotud edutamise ja palgaga.

5a: lõtva kultuuri formaalne süsteem ei sobi.

5b: süsteem esitada kultuuris kasutatavates terminites.

6a: valida sobiva funktsionaalsusega süsteem.

6b: otsingu võimalus Google otsinguteenuse abil?

6c: kategoriseerimine, kuid mitte liiga palju.

6d: süsteemis oleva teadmuse iseloomustus (metateadmus).