|
"Kolm portfelli"–meetod IT allüksuse fookuse parendamiseks Kolm IT funktsiooni jaoks keskset asja, mille osas selge määratlemine ja arvestuse pidamine kipub kahe silma vahele jääma. Tulemus–teenuste pakkumine, projektide läbiviimine ja süsteemide loomine võib olla üllatavalt raske.
Meetodi idee. Tihti ei ole ettevõttel selget ettekujutust kui palju ja millised projektid on parajasti töös. Projektijuhtimise koolitajatele on see paradoksaalne nähtus hästi teada. Selle tõttu aitab sageli juba lihtsa projektide loetelu koostamine ettevõtte juhtimist oluliselt korrastada ja tõhustada. Edasi peaks järgnema mitmesuguste projektijuhtimise elementide, võtete ning tehnikate kasutuselevõtmine. IT osakonnas on projektitööd peaaegu alati; projektid ja nende juhtimine on olulised. IT eripära on selles, et projektide läbi luuakse (info)süsteeme. Tihti ei ole ettevõttel selget infot ka sellest, millised süsteemid on kasutusel–kui palju, kelle poolt, millise kasuga. Huvitaval kombel ei kohta just sageli ettevõtet, kus oleks loodud täielik loetelu või kataloog ettevõttes kasutusel olevatest süsteemidest. Tegemist ei ole pseudoprobleemiga. Esimese mõttena võime arvata, et korralik ettevõte on loonud ühe, tervikliku ja katva "infosüsteemi". Tegelikkuses kohtame suuremas ettevõttes reeglina töötajaid, kes ei ole olemasolevast, tööks vajalikust süsteemist või süsteemiosast lihtsalt kuulnud. Olukord on sarnane projektidega--selleks, et midagi efektiivselt kasutada, peab kõigepealt olema ülevaade sellest, mis on olemas. Tuleks luua kõigepealt ülevaade, hinnata, siis juhtida süsteemide kooslust. Projektide portfelli ja süsteemide portfelli kõrval on veel kolmas–ilma milleta projektid ei saa tekkida ja süsteemidel ei ole mõtet. Teenused (tooted) vajavad määratlemist. Ka siin näeme praktikas seda, et IT osakonna teenuste spekter ei ole kas tasakaalus või on üldse selgelt määratlemata. Üks tingib teist. Projektitöö kõrgemale järjele viimine nõuab enamasti ühe või mitme süsteemi täiustamist. Projektitööl saab väljund olla siis, kui allüksuse või ettevõtte teenused on nii kliendile kui ka allüksusele arusaadavad. Ettevõte (eriti IT ettevõte või allüksus) saaks niisiis oma tegevust paremasse vormi viia kolme suuna ühitamisega: - teenuste määratlemine, teenuste portfelli tasakaalustamine, arendamine - projektide määratlemine, projektiportfelli tasakaalustamine, projektitöö arendamine - süsteemide portfelli loomine ja juhtimine. Kaasus 1: Information Services Belfast Information Services Belfast (www.belfastcity.gov.uk) on Belfasti Linnavalitsuse "infosüsteemide ja tehnoloogia teenistus". Eesmärgiks on osutada Linnavalitsusele ning teistele avaliku sektori organisatsioonidele "IS/IT teenuseid." Teenistuses töötab 120+ inimest. Allüksused: - Corporate - Customer Services - Departmental - External - Infrastructure
Allüksuse Corporate teenused ja süsteemid: Pakub, hoiab töös ning toetab mitmeid süsteeme ("is responsible for the provision and support of Corporate systems"). Veebilehel on nendest nimetatud 7: – The Core Financial systems (CFACS) – The Payroll/HR systems (PS Enterprise) – The Property Management system (Archibus) – The Time and Attendance systems (Q-Tar and TAMS) – The Document Management system (DOCS) – The Housing Benefit system – The Capital Projects system
Teenused: – Klientide konsulteerimine infosüsteemi kogu elutsükli ulatuses. "The services provided include Account Management and Consultancy, assisting the customer at every stage from analysis of business requirements to provision and maintenance of systems." Kokku: teenuseid - 1, süsteeme - 7. Allüksuse Customer Services teenused ja süsteemid: – Nõustamine teeninduslaua kaudu "kõigis IS/IT küsimustes" "The ServiceDesk aims to provide a 'one-stop-shop' for customers, for all IS/IT needs from ordering of equipment and logging requests for service to booking a place on a training course." – Töökoha infotehnoloogia tugi "The Desktop support service includes hardware and software installation, supply and support of PCs and peripherals, including scanners, printers and cameras." – 30+ kursusest koosnev "portfell" "The Training team supplies a portfolio of some 30+ courses. These include training in Microsoft Office packages, courses on software acquired on behalf of Belfast City Council departments and on software created by ISB for departmental customers." Kokku: teenuseid - 3, süsteeme - 0. Allüksuse Departmental teenused ja süsteemid: Teenused: – äri- ja tehnoloogia alane konsulteerimine – projektijuhtimisteenus – ostude valik ja korraldamine – süsteemiarendusteenused – süsteemide integreerimise teenus – süsteemide tööshoidmine ja tugi. "Our services include business and technology consulting, project management, selection and procurement, systems design, development and implementation, systems integration and the continuing support and management of systems." Süsteemid: – Linnavalitsuse veebisüsteem – BelNET, linnavalitsuse intranet. "It is responsible for the delivery of on-line services to the Belfast Citizen, and for the management and support of the Council's website. It is also responsible for the management of BelNET, which is the Council's internal information service, or Intranet." Kokku: teenuseid - 6, süsteeme - 2+. Allüksuse External teenused ja süsteemid: – Tarkvara ning seonduvate teenuste müük organisatsioonist väljapoole. Rida süsteeme, nende hulgas: – FEASTplus – Library Administration System – a CRM package "The External team provides software and services to over sixty Local Education Authorities throughout England, Scotland , Wales and Northern Ireland. Mainly known for the FEASTplus package, which is the market leader catering for the administration of Further Education Awards, the team also provides a number of other packages which support the administration of services provided for 5 - 19 year olds ... The team has also developed a specialist Library Administration System which is currently in use throughout Ireland (both North and South). ... The latest system to be distributed by the team is a CRM package which is receiving considerable interest from customers in the mainland. ..." Kokku: teenuseid - 1, süsteeme - 3+. Allüksuse Infrastructure teenused ja süsteemid: – Arvutivõrgu, serverite jm infrastruktuuri teenus Süsteemid: – Arvutivõrk – Serverifarm – E-meili süsteem – Geoinfosüsteem "The team is responsible for: Management and support of the Council's internal and external Network Services The provision of a high quality Computer Operations service. Management and support of the Council's 'server farm'. Management and support of the Council's e-mail environment The Geographic Information system and data Research into emerging technologies" Kokku: teenuseid - 1, süsteeme - 4. Kokku Information Services Belfast: teenuseid - 12, süsteeme - 16+. Kaasus 2: Kohtulahendite süsteem(id) Justiitsministeeriumi paari olemasoleva ning loodava süsteemi asetust selgitav skeem (Laks M. (2004) Andmekvaliteedi hindamine kohtulahendite registri näitel. Magistritöö.) Selge ülevaade PUUDUB.
Kokku süsteeme: ?? -- SÜSTEEMI JA ALAMSÜSTEEMI MÕISTED EI OLE SELGED.
Kaasus 3: Puget Sound University, IT osakond www.ups.edu/ois/dst Väike ülikool. IT teenistuses 33 töötajat, 5 allüksust: - Network & Server Systems - Instructional Technology Training & Support - Technical & Desktop Support Services - Operations and Administration - Database Services
Allüksuse Network & Server Systems teenused ja süsteemid: – Võrguteenus, sh. e-meil, veeb. "To provide reliable backbone network services to the UPS campus, including email, world-wide-web access, and Internet connectivity." Kokku: teenuseid - 2, süsteeme - ?. Allüksuse Instructional Technology Training & Support teenused ja süsteemid: – Meediateenused "We help you create multimedia presentations. You have access to the Multimedia Studio. We'll show you how to make copies of video presentations. We can schedule a satellite downlink presentation. Consulting on purchasing hardware and software." – Õppeklassides olevate seadmete tugi "Training in the use of the equipment. Consulting in purchasing A/V equipment for classrooms. Scheduling portable setup of A/V equipment were appropriate." – Tehnoloogia koolitus "Training on hardware, software, and classroom equipment. Access to the technology training room. Consulting with the ITT training coordinator. One-on-one training where appropriate." Kokku: teenuseid - 3, süsteeme - ?. Allüksuse Technical & Desktop Support Services teenused ja süsteemid: – Help Desk teenus. Täpsem info puudub. Kokku: teenuseid - 1?, süsteeme - ?. Allüksuse Operations and Administration teenused ja süsteemid: Kokku: teenuseid - ?, süsteeme - ?. Allüksuse Database Services teenused ja süsteemid: Teenused: – Süsteemide tööshoidmine ja tugi – ilmselt ka--süsteemide edasiarendus Süsteemid: – Cascade - The University's central administrative database system – Banner - financial reporting – FAMIS - a facilities management package – Millennium - the Alumni and fund-drive tracking package – Sequoia - Book Store – Many other programs and systems are interfaced and supported, including INAS, EPS Predictor Plus, and Laureate. Kokku: teenuseid - 2, süsteeme - 10+. Tunnistatakse, et süsteemide kooslus on keerukas: "System Infrastructure University applications function in a complex and often confusing environment. The Systems Overview and Core User Interfaces documents attempt to explain that environment." Süsteemide asetust ja liideseid selgitavad skeemid: http://www.ups.edu/ois/dst/systemsoverview.htm http://www.ups.edu/ois/dst/coresystems.htm
Kokku, Puget Sound University: teenuseid - 8 + ?, süsteeme - 10 + ?.
Kaasus 4: IBM ettevõttesisene süsteemide kataloog.
|
