|
Loetelu kui lihtsaim juhtimis- ja infotöötlusvahend ehk nimistu (nimekiri, register, ingl. k. list, register) on üks lihtsamaid juhtimis- ja ühtlasi infotöötluse vahendeid. Loetelu koostamine on sageli lihtsaim moodus objektide üle teatud "juhtimissüsteemi" loomiseks. Vrdl. näiteks koolis õpilaste nimekiri, mille abil on võimalik kontrollida kohalolekut, loendus sõjaväes, jne.
Kaasus Ühes keskmise suurusega organisatsioonis (avalik sektor, Eesti) on koostatud rida infoloetelusid. Neid kasutatakse nii juhtimise korrastamise vahenditena kui ka infotehnoloogiliste lahenduste loomisel (nt. intranet struktuuri kujundamisel). Esitame siin väljavõtte, mis siiski annab hea ülevaate kasutatud struktureerivast printsiibist. TEGEVUSKESKKOND Rahvusvahelised organisatsioonid, kellega suheldakse: olulised alusdokumendid ja juhendud Eesti organisatsioonid, kellega suheldakse: osakonnad, kontaktid, olulised dokumendid TEGEVUSE ALUSED põhimäärus, arengukava, ülesanded, direktiivid KORRASTUS (SÜSTEEMID) kodukord ametijuhendid organisatsiooni juhi korraldused vormid dokumendihaldussüsteem e-kirjade süsteem RESSURSID Aeg Töögraafik, tööaja arvestus, puhkused, lähetused Inimesed Kontaktandmed Sünnipäevad Rahalised vahendid Eelrve ja selle täitmine, hanked Infrastruktuur Ruumid, nende kasutamine Info Infokanalid, otsingumootorid Logistika transpordivahendid põhivahendid väikevahendid kuluvahendid meened toitlustus meditsiin PROTSESSID (organisatsiooni tööprotsesside struktuurne loetelu)
Loetelu juhtimisvahendina organisatsioonis Kuidas leiab loetelu juhtimises kasutust? Milliseid loetelusid ja nimekirju võib organisatsioonis leida? To do list (ülesannete loetelu) – plaanitavate tööde loetelu. Töötaja isiklik ajaplaanimise vahend. Koosoleku päevakord (agenda) – arutamisele tulevate küsimuste nimekiri Dokumentide loetelu – õigemini dokumentide tüüpide loetelu. Töötajate loetelu – palgaarvestuses, aga ka ettevõtte veebilehel (kontaktid). Inventari loetelu – varade loetelu. Kassaraamat (cash register) – kassaoperatsioonide loetelu – aga ka mitmeid teisi raamatupidamisega seotud loetelusid (ehk registreid). Klientide loetelu (client list) – kasutatakse klientidele suunatud marketingitegevustes. Müügi nimekiri (sales register) – registreeritakse müügioperatsioonid. Toodete nimekiri (product line) – ettevõtte poolt pakutavate toodete ja teenuste nomenklatuur. Hinnakiri (price list) – pakutavad tooted või teenused koos hindadega. Korduma kippuvate küsimuste loetelu (FAQ) – veebisüsteemi kasutajate abistamiseks mõeldud info esitus küsimuste ja vastuste loetelu vormis. Kliendi kaebuste loetelu – register klientidelt laekunud pretensioonide ja nende lahendamise kohta. Ürituste või tööde nimekiri – näiteks teatri mängukava, jne. Protsesside loetelu – näiteks kvaliteedijuhtimist rakendavas ettevõttes. Sünnipäevade loetelu – esitatakse tihti ühe kuu ulatuses.
Loetelude liigid Loetelu ehk nimekiri kõige lihtsamal kujul on objektide hulga määratlemine hulga elementide loetlemise teel. Sellises loetelus on tähtis ainult kuulumine loetellu; positsioon loetelus ei kanna tähendust. Keerukam on loetelu, milles elementide positsioon kannab tähendust – järjestatud hulk. Siia kuuluvad mitmesugused edetabelid. Loetelu on sageli ka vahendiks objektide tüüpidesse jaotamisel. Keeruka sisestruktuuriga loetelu nimetatakse harilikult klassifikatsiooniks (classification), nomenklatuuriks või taksonoomiaks (taxonomy). Loetelu elemendid võivad olla seotud ajaga. Sellist loetelu nimetatakse tihti kalendriks. Probleemid loeteludega Loetelu on mõnes mõttes lihtsaim infostruktuur, mille saab asjadele luua. Kuid selle vahendi võimalusi tihti ei mõisteta. Tavalisteks probleemideks on: 1) ei loetleta õigeid asju; 2) mida loeteludega teha? 3) kuidas loetelusid hallata ja ühtsesse süsteemi kokku panna. Ei loetleta õigeid asju Töötajate nimekiri on praktiliselt kõikjal olemas, kuid protsesside loetelu (mida infosüsteemide arendamisel on hädavajalik) ei ole kaugeltki mitte kõikjal. Regulatiivsete dokumentide loetelu, sh ametijuhendite loetelu koostamine on kindlasti veel paljudes kohtades probleemiks. Näeme ka seda, et vaja on ettevõtte süsteemide (IT-lahenduste) loetelu, kuid sageli seda ei ole. Kuidas loetelusid efektiivselt kasutada? Loetelu andmete kasutamine on üldjoontes lihtsalt arusaadav. Otsitakse kas üksikut elemendi või valitakse välja teatud osahulk, jne. Kuid loeteludel võib olla ka mittetriviaalseid kasutusi. Eriti huvitavad on erinevate loetelude andmete seostamisest tulenevad võimalused. Näiteks, kui ettevõttel on loodud nii tegevuste hierarhiline loetelu kui ka ettevõtte ressursside loetelu, siis saab viia finantsjuhtimise uuele tasandile (saab mõõta ressursikulu tegevuste lõikes). Arvestama peab siiski piirangutega, mida andmete integreerimisele seab andmekaitse seadusandlus. Loetelud on loogiliseks aluseks mitmesuguste infosüsteemide ehitamisel. Näiteks,üks ettevõte korraldas oma intraneti struktuuri ümber, lähtudes koostatud protsessi- ja dokumentide loeteludest. Kuidas loetelusid hallata? Loetelu haldamisel võib olulisena nimeta eelkõige järgmist: - oluline on loetelu pikkus (elementide arv); väikest loetelu võib pidada käsitsi, suurem nõuab harilikult IT lahendust. Näiteks kliendiloetelu loomine vajab sageli eraldi lahenduse väljatöötamist või vastava pakett-tarkvara soetamist; - loetelu kättesaadavuse vajadus ühelt poolt ja loetelu sage uuendamine tingivad sageli selle, et loetelu tuleb pidada andmebaasis; - sageli ei ole loetelu eraldiseisev, vaid seda kasutatakse mitmesugustes tegevustes. Klassifikaatorid Üheks abivahendiks loetelude haldamisel on klassifikaatorite ehk tüüpide kasutamine. Näiteks on statistikaamet välja töötanud ettevõtete tegevusalade klassifikaatori (koodisüsteemi). Loetelud ja infosüsteemide modelleerimine Uuemate, suhteliselt keerukate äri- ja IT modelleerimiskeelte (UML jt.) kõrval võib loetelust kui andmete organisatsiooni vormist rääkimine näida vananenud seisukohana. Tõepoolest, loetelude tasemele jäädes ei ole võimalik andmebaasi projekteerida. Kuid loetelud võivad siiski osutuda kasulikuks, eriti süsteemi ala kaardistamise algusetapil. Hästituntud Zachmani arhitektuurne raamistik (Zachman Framework), soovitab ettevõtte tervikanalüüsi alustada kuue loetelu koostamisest: Andmed (DATA) – ettevõttele oluliste asjade loetelu (list of things important to the business) Funktsioonid (FUNCTION) – loetelu protsessidest, mida ettevõte täidab (list fo processes the business performs) Võrk (NETWORK) – loetelu ettevõtte tegutsemise asukohtadest (list of locations in which the business operates) Inimesed (PEOPLE) – loetelu ettevõttele olulistest organisatsioonidest ja isikutest (list of organizations important to the business) Aeg (TIME) – loetelu ettevõtte jaoks olulistest sündmustest (list of events significant to the business) Motivatsioon (MOTIVATION) – loetelu ettevõtte eesmärkidest ja strateegiatest (list of business goals/strategies) Loetelude koostamine – süstemaatika Teadusloos on juhud, kus keegi on tulnud ideele varem hajali käsitletud objekte täielikult üle lugeda pea alati viinud suurte edusammudeni: Linne klassifikatsioonisüsteem, Mendelejevi süsteem. Üheks alusepanijaks, nagu paljudel muudelgi aladel on Descartes - tema "Meetodi" neljas punkt oli "teha loetelud kõikjal nii täielikud ja üldised, et oleks kindel, et midagi ei ole välja jäänud". Organisatsiooni kontekstis võiks siis ka küsida: millised loetelud on meil olemas? milliseid tuleks veel teha? kuidas loetelusid kasutatakse? kuidas neist rohkem kasu saada?
Eesti keeles ei ole kahjuks sellise süstematiseerimise kohta õiget nimetust. Saksa keeles kasutatakse sõna "Systematik". Saksamaal, tundub, peetakse asjade süstematiseerimist omaette väärtusega tööks. Eesti keeles võiks olla siis ka näiteks "süstemaatika" - kui tegevus ja ühtlasi selle produkt.
|