1. Organisatsiooni alusuuring infopoliitika väljatöötamiseks – olemus ja eesmärk
Infopoliitika on katusmõisteks kõikidele normidele ja põhimõtetele, mis on seotud informatsiooni loomise, töötlemise, infovoogude ja kasutamisega aga ka poliitikatega, mis määravad informeerimise, suhtlemise ja organisatsiooni kultuuri.
Iga organisatsiooni infopoliitika väljatöötamisele peab enamiku autorite arvates eelnemagi organisatsiooni alusuuring - põhjalik analüüs organisatsiooni olemusest ja identiteedist.
Nii nagu ükski organisatsioonis tehtav tegevus pole mõeldav ilma vajaliku informatsiooni ja teadmisteta, on ka organisatsiooni olemuse ja identiteedi mõistmiseks vaja andmeid, informatsiooni ja teadmisi:
Alusuuring infopoliitika väljatöötamiseks eeldab selle kavandamist, mida on vaja teada saada ja kuidas seda välja selgitada. Nii näiteks on iga küsimuse puhul oluline ette kavandada, kuidas sellekohast teavet organisatsiooni kohta saadakse, millistest dokumentidest, kelle käest, milliste meetoditega (küsitlus, intervjuu, dokumentide analüüs jms).
Alusuuring kavandatakse järgmiste aspektide kohta kogutava teabe lõikes:
• Organisatsiooni olemus ja identiteet
• Organisatsiooni välis- ja sisekeskkond
• Organisatsiooni infovood
• Organisatsiooni infotehnoloogiline baas
• Organisatsiooni infovajadused ja inforessursid
• Infojuhtimine ja infotegevuse korraldus
Põhimõtteliselt on vaja kavandada, mille kohta on vaja informatsiooni ning millisel viisil seda saab, eelnevalt on vaja läbi mõelda:
• mida ja kuidas välja selgitada ning
• kuidas olukorda kirjeldada,
• milliste kriteeriumide alusel hinnata.
Kavandamisel arvestatakse erinevatele andmekogumismeetoditele kuluvaid ressursse – ajakulu, mahukust, analüüsimeetodite maksumust jms.
Kavandamise esimese sammuna tehakse kindlaks, kas on olemas kokkuvõtlikke materjale, mis organisatsiooni olemust avaksid, nt. aastaraamatud, kataloogid jms. , sest üldisemad materjalid annavad üldpildi organisatsioonist.
Vastavalt vajadusele kasutatakse andmekogumisallikatena õigusakte, strateegilisi plaane, .
organisatsiooni struktuuriskeemi, sisekorraeeskirju ja tegevusjuhendeid; Vajalikke andmeid saab ekspertide arvamustest, aruteludest juhtkonnaga ja peamiste huvirühmade esindajatega;
aga ka erialastest teaduslikest publikatsioonidest.
Alusuuringu läbiviimiseks on vaja põhjalikke uurijakogemusi ja –oskusi ( intervjueerimise tehnika valdamist, kvalitatiivse andmestiku analüüsimise oskusi, viise ja võtteid, et määrata organisatsiooni identiteeti, mitteformaalset struktuuri, organisatsiooni keskkonda, kultuuri jms., teada ja tunda organisatsiooni- ja juhtimisteooriate põhitermineid), sh. struktureeritult metoodilist lähenemist.
Alusuuringu tulemusena peab kujunema selge arusaam, kas võib asuda infopoliitika väljatöötamisele või on vaja läbi viia põhjalik infoaudit, ja kui, siis millistel eesmärkidel, millises mahus ja kelle poolt.
Iga organisatsiooni infopoliitika väljatöötamisele peab enamiku autorite arvates eelnemagi organisatsiooni alusuuring - põhjalik analüüs organisatsiooni olemusest ja identiteedist.
Nii nagu ükski organisatsioonis tehtav tegevus pole mõeldav ilma vajaliku informatsiooni ja teadmisteta, on ka organisatsiooni olemuse ja identiteedi mõistmiseks vaja andmeid, informatsiooni ja teadmisi:
- organisatsiooni väliskeskkonnast, selle mikro- ja makrokeskkonna olulisematest teguritest;
- organisatsiooni eesmärkidest;
- organisatsiooni formaalsest ja mitteformaalsest struktuurist, juhtimisstiilist ja organisatsiooni kultuurist, (sh. inimestevahelistest suhetest);
- organisatsiooni infovoogudest ja infojuhtimise korraldusest,
- töötajate ja organisatsiooni teadmistest, oskustest ja infovajadusest.
- infotehnoloogilisest varustatusest jms.
Alusuuring infopoliitika väljatöötamiseks eeldab selle kavandamist, mida on vaja teada saada ja kuidas seda välja selgitada. Nii näiteks on iga küsimuse puhul oluline ette kavandada, kuidas sellekohast teavet organisatsiooni kohta saadakse, millistest dokumentidest, kelle käest, milliste meetoditega (küsitlus, intervjuu, dokumentide analüüs jms).
Alusuuring kavandatakse järgmiste aspektide kohta kogutava teabe lõikes:
• Organisatsiooni olemus ja identiteet
• Organisatsiooni välis- ja sisekeskkond
• Organisatsiooni infovood
• Organisatsiooni infotehnoloogiline baas
• Organisatsiooni infovajadused ja inforessursid
• Infojuhtimine ja infotegevuse korraldus
Põhimõtteliselt on vaja kavandada, mille kohta on vaja informatsiooni ning millisel viisil seda saab, eelnevalt on vaja läbi mõelda:
• mida ja kuidas välja selgitada ning
• kuidas olukorda kirjeldada,
• milliste kriteeriumide alusel hinnata.
Kavandamisel arvestatakse erinevatele andmekogumismeetoditele kuluvaid ressursse – ajakulu, mahukust, analüüsimeetodite maksumust jms.
Kavandamise esimese sammuna tehakse kindlaks, kas on olemas kokkuvõtlikke materjale, mis organisatsiooni olemust avaksid, nt. aastaraamatud, kataloogid jms. , sest üldisemad materjalid annavad üldpildi organisatsioonist.
Vastavalt vajadusele kasutatakse andmekogumisallikatena õigusakte, strateegilisi plaane, .
organisatsiooni struktuuriskeemi, sisekorraeeskirju ja tegevusjuhendeid; Vajalikke andmeid saab ekspertide arvamustest, aruteludest juhtkonnaga ja peamiste huvirühmade esindajatega;
aga ka erialastest teaduslikest publikatsioonidest.
Alusuuringu läbiviimiseks on vaja põhjalikke uurijakogemusi ja –oskusi ( intervjueerimise tehnika valdamist, kvalitatiivse andmestiku analüüsimise oskusi, viise ja võtteid, et määrata organisatsiooni identiteeti, mitteformaalset struktuuri, organisatsiooni keskkonda, kultuuri jms., teada ja tunda organisatsiooni- ja juhtimisteooriate põhitermineid), sh. struktureeritult metoodilist lähenemist.
Alusuuringu tulemusena peab kujunema selge arusaam, kas võib asuda infopoliitika väljatöötamisele või on vaja läbi viia põhjalik infoaudit, ja kui, siis millistel eesmärkidel, millises mahus ja kelle poolt.