Martin Sillaots: projektijuhtimine on muutunud paindlikumaks
Tallinna Ülikooli digitehnoloogiate instituudi tõsimängude dotsent Martin Sillaots õpetab projektijuhtimist läbi praktilise kogemuse ja mängupõhiste lähenemiste. Tema töös põimuvad agiilsed meetodid, koostööpõhine õppimine ja tõsimängud, mis aitavad keerulisi teemasid mõtestada ja neid ka ellu rakendada.
Kuidas on projektijuhtimine selle aja jooksul muutunud?
Kõik on muutunud paindlikumaks. Traditsioonilise, nn waterfall-projektijuhtimise kõrvale või asemele on tekkinud agiilne projektijuhtimine. Algselt sai see alguse IT-projektidest. Põhjuseks oli see, et tellija või lõppkasutaja ei teadnud enamasti täpselt, mida ta vajab. Vajadused selginesid alles projekti käigus, kui oli juba näha, mida loodav rakendus teeb või kuidas süsteem toimib.
Kui muutunud vajadusi arvesse ei võeta, võib lõpptulemus jääda kasutult seisma. Sellist projektiskoobi muutustele avatust on hakatud rakendama ka muudes valdkondades, kuigi ehitusprojektides siiski vähem.
Teine suur muutus on inimeste kasvav eneseteadlikkus ja tundlikkus. Projektijuht ei saa enam lihtsalt käske jagada. Meeskonnaliikmed küsivad, miks midagi tehakse. Tööde vajalikkuse selgitamine võtab rohkem aega. Mõnikord on targem lasta meeskonnaliikmetel endil ülesandeid püstitada ja valida. Kui midagi jääb katmata, tuleb seda arutada, kaasata ja suhelda. See võtab aega, kuid see aeg tuleb leida.
Kuidas jõudsid tõsimängude juurde ja kuidas sellest kujunes Sinu akadeemiline fookus?
Tõsimänge hakkasin kasutama juba umbes 20 aastat tagasi, kui õpetasin Audentese gümnaasiumis majandust. Püüdsin iga teema illustreerimiseks kasutada arvutit. Nii avastasin ärisimulaatorid.
Kogesin, kui suur mõju on mängudel õpilaste motivatsioonile. Mängimisest veelgi kaasahaaravam on millegi uue loomine, näiteks uute mängude arendamine. Mängupõhine ja disainipõhine õpe on head viisid õpilaste aktiveerimiseks.
Isiklikult meeldib mulle kõige rohkem millegi uue loomine. Seda võiks töös rohkem olla.
Millist rolli näed tõsimängudel ühiskonnas laiemalt?
Kõik inimesed vajavad meelelahutust, kuigi see tähendab eri inimestele eri asju. Meelelahutus aitab pingeid maandada.
Meelelahutuse ja tõsise tegevuse ühendamine on hea viis vähendada süümepiinu, mis võivad tekkida siis, kui “mängitakse”, samal ajal kui teised teevad “tõsist tööd”. Tõsimängud on üks viis, kuidas teha tõsist tööd ja seda nautida.
Milliseid projektijuhtimise teemasid on mängude abil kõige tõhusam käsitleda?
Mäng aitab juhtimisvõimalusena keerulisi teemasid lihtsustada. Osalejate tähelepanu on mängul, näiteks selle võitmisel või edukal läbimisel.
Mängu sisuks olevad keerulised teemad saavad käsitletud justkui möödaminnes. Mängu lõpus võib selguda, et keeruline olukord on leidnud toimiva lahenduse.
Näiteks võib projekti huvigruppide kaardistamisel ja nende mõju hindamisel kasutada LEGO figuure. Osapooli kujundades keskendutakse loomingulisele protsessile, mis teeb ka otsuste langetamise lihtsamaks.
Kuidas on Sinu kogemus teadlase ja õppejõuna mõjutanud projektijuhtimise õpetamist?
Projektijuhtimise õpe võiks olla projektipõhine. Lühikoolitustel võiks kursuse lõpuks rühmatööna valmida projekti lühikavand. Pikematel kursustel detailsem projektiplaan.
Agiilse projektijuhtimise puhul on oluline kogeda, kuidas projekti teostamine muudab plaani. See tähendab, et projekti tuleb osaliselt ellu viia ja järgmised sammud kujundada saadud tagasiside põhjal.
Pikematel kursustel kasutan pööratud klassiruumi meetodit. Teooria omandatakse iseseisvalt ja tunnis keskendutakse praktilisele rakendamisele. Lühematel koolitustel annan ka lühikesi teoreetilisi ülevaateid, kuid rõhk on praktikal.
Esitlusi eelistan vältida. Teadmised on internetis kättesaadavad, kuid aega nende rakendamiseks napib. Koolitustel tuleb see aeg luua.
Kui motivatsioon langeb või teema tundub igav, aitab mängustamine või õpimängude kasutamine.
"IT-projektide eripära on see, et plaani muutmine on vältimatu. Muutustega tuleb arvestada juba alguses.
Kui muutusi püütakse iga hinna eest vältida, võib projekt olla formaalselt edukas, kuid tulemus ei pruugi kasutust leida."
Mida inimesed Sinu koolitustelt kaasa saavad?
Projektijuhtimise meetodeid on palju, seetõttu on oluline oskus valida sobivad meetodid vastavalt projektile ja inimesele. Kõik meetodid ei sobi igasse olukorda.
Osalejad saavad kogemuse erinevate meetodite rakendamisel. Kuna koolitused on praktilised, valmivad ka projekti kavandid või plaanid, mida saab soovi korral edasi arendada ja rahastajatele esitada.
Kas projektijuhtimisel laiemalt ja IT-projektide juhtimisel on vahe?
IT-projektide eripära on see, et plaani muutmine on vältimatu. Muutustega tuleb arvestada juba alguses.
Kui muutusi püütakse iga hinna eest vältida, võib projekt olla formaalselt edukas, kuid tulemus ei pruugi kasutust leida.
On ka erandeid, näiteks väga reguleeritud valdkondades või suurte organisatsioonide puhul.
Milliseid väljakutseid osalejad koolitustele kaasa toovad?
Sageli soovitakse luua oma projektijuhtimise “tööriistakast” ja tutvuda praktikas toimivate meetoditega.
Mõned soovivad algatada või lõpule viia konkreetse projekti taotluse. Mõned otsivad kinnitust, et nende senine praktika on kooskõlas heade tavadega.
Paljud lahendused ongi kujunenud praktika kaudu, katse ja eksituse teel.
Mis on üks tehnoloogiatrend, mida üle hinnatakse, ja üks, mida alahinnatakse?
Sageli hinnatakse üle projektijuhtimise tarkvara vajadust. Väiksemates projektides ei ole spetsiaaltarkvara tingimata vaja. Uue tööriista õppimine võib võtta rohkem aega kui kasu toob. Sageli piisab lihtsamatest lahendustest, näiteks tabelarvutusest või Trellost.
Alahinnatakse inimestevahelisi suhteid ja kommunikatsiooni. Liiga sageli keskendutakse ainult eesmärkidele, tähtaegadele ja eelarvele. See võib kaasa tuua stressi, konflikte ja läbipõlemist. Pehmed oskused on olulised ka tehnilises maailmas.
Kuidas muutub spetsialisti roll järgmise 5–10 aasta jooksul?
Tehisintellekti areng mõjutab nii planeerimist kui ka elluviimist. Andmepõhised tegevused, nagu eelarvestamine ja ajagraafikute koostamine, muutuvad tõenäoliselt automatiseerituks.
Samas jääb projektide keskseks osaks uudsus. Kõiki olukordi ei saa automatiseerida. Seetõttu on oluline kriitiline mõtlemine, et hinnata ka tehisintellekti pakutud lahenduste sobivust.
Milline mõtteviis aitab tehnoloogiaga paremini kohaneda?
Kriitiline ja pragmaatiline mõtlemine aitab valida sobivad tööriistad ja meetodid vastavalt olukorrale.
Samuti aitab optimistlik hoiak. Pessimistid projektidega ei tegele, sest nad näevad liiga selgelt, mis kõik võib valesti minna.
Tutvu lähemalt TLÜ digitehnoloogiate instituudi (DTI) tellimuskoolitustega:
| Digistrateegia ja juhtimine eraettevõtetes | Digistrateegia ja juhtimine riigiasutustes |