TÜHI tudeng Triin Õismaa Tudengivarju nädala projektijuhtimisest

 

TÜHI referent-toimetaja II kursuse tudeng Triin Õismaa on oma hakkamisega eeskujuks nii mõnelegi. Kaks aastat Tudengivarju nädala projektijuhina toimetanud Triin rääkis oma kogemustes ning mõtetest seoses projekti juhtimisega.

Tudengivarju nädal on miski, mida iga gümnaasiumi õpilane vajab. Tean seda omast kogemusest, ajast kui olin alles gümnaasiumi alguses ning teadsin kindlalt, et tahaksin just Tallinna Ülikooli õppima tulla. Mäletan seda ootusärevust, et saaksin gümnaasiumi läbi ning minna kõrgharidust omandama. Aga suur ja ülioluline küsimus oli, mis eriala mulle kõige paremini sobiks ja kas praegu väljavalitud eriala on see õige? Mis oleks nendele küsimustele vastuse saamiseks parem viis, kui Tudengivarju nädal? Õpilased saavad kasvõi terve nädal käia enda valitud eriala tudengiga loengutes, küsida temalt igasuguseid ülikooli ja õppetööd puudutavaid küsimusi ning saada juba enne õppima tulemist majaga tuttavaks. Kõige parem on see, et varjutada võib mis tahes eriala. Korraldustiim annab iga kord endast parima, et leida kõikidele soovijatele oma tudeng.

Projektide juhtimine üldiselt annab inimesele nii tohutult palju juurde, et kindlasti tasub proovida juhtida midagi nii suurt ja võrratut kui Tudengivarju nädal. Selle paari kuu jooksul saab inimestega suhtlemine, meilide rohkus, hea meeskonnatöö ja erinevate aruannete kirjutamine sinu uueks normaalsuseks. Aga ei tasu muretseda, kuna see ei võta kogu su vaba aega ära. 

Esimesel korral oli puudu tegelikult ainult ühest asjast, vabatahtlike tiimist. Tudengivarju nädal on miski, mida ei saa täiesti üksi korraldada, isegi ühest või kahest abilisest jääb väheks. Sügisese nädala tiimis oli mul seitse abilist ning kahjuks sattus nii, et kõikide instituudi esindajaid me lõpuks oma meeskonda ei leidnudki. Minu suur soovitus tulevasele projektijuhile oleks jagada projekt osadeks. Näiteks eraldi tutvumisõhtu korraldamine, sotsiaalmeedia haldamine, meilide haldajad ja nii edasi. Nii on lihtsam projektijuhil endal ja ka ajaplaneerimine toimib paremini. Jah, aega peaks tõesti väga hästi planeerima. Need jutud, et aeg lendab linnutiivul, on sulatõsi. Sa ei pruugi arugi saada, kui mõne tähtsa projektiosa nö tähtaeg möödas on ja hiljem võib olla raske järele jõuda. 

Tudengivarju nädala korraldamine algabki vabatahtlike otsimisega. Sellele järgneb organiseerimise ja planeerimise aeg, mille jooksul peaks paika saama nii projekti eesmärk kui ka soovitud tulemus, kuhu poole püüdlema hakata. Sellele järgneb muidugi sponsorite otsimine ja mitmete kirjade koostamine. Kindlasti tuleb tagada info jõudmine koolidesse, näiteks on õppealajuhatajad ja/või huvijuhid selleks väga hea võimalus. Meilide eest vastutaja peaks kindlasti meilidel silma peal hoidma, kuna mingi aeg hakkab tudengivarjudelt sadu meile tulema. Sügisel tõime juurde tutvumisõhtu, mis osutus väga menukaks ning oleks tore seda ka kevadel näha - loodetavasti saabki sellest uus Tudengivarju nädala traditsioon. 

Kui ma seda projekti esimest korda vedasin, oli ilmselt kohe aru saada, et hüppasin pea ees tundmatusse. Tol hetkel tundus see küll hirmutav, kuid tagasi mõeldes saan aru, miks oli alguses nii raske hakkama saada. Ma olen päris kindel, et kui ma poleks esimesest korrast niivõrd head kogemust ja üldpilti saanud, siis poleks ma teine kord isegi kandideerinud. Seda ma aga tegin ja seda kandideerimise peaaegu esimesel päeval. Teisel korral oli mul vana kogemus kohe varnast võtta ning teadsin, millega põhjalikumalt tegeleda ja millega varem alustada.

Teisel korral läks projekt palju libedamalt. Ma teadsin juba, mida teen, ja kuidas tegevusi paremini planeerida. Ei saa öelda, et teine kord midagi ei õpetanud, sest Tudengivarju nädal on iga kord erinev. Iga kord on erinevad takistused, mida ületada ning probleemid, mida lahendada. Kõige tähtsam, mida kahe projekti juhtimine on mulle õpetanud, on ilmselt see, et sa pole kunagi oma muredega üksi. Alati on keegi, kes on nõus sind aitama ja nõu andma. Sa ei pruugi seda kohe märgata, kuid keegi on alati su kõrval.